{"id":22075,"date":"2020-03-18T08:37:16","date_gmt":"2020-03-18T11:37:16","guid":{"rendered":"https:\/\/king.host\/blog\/?p=22075"},"modified":"2025-09-02T16:59:38","modified_gmt":"2025-09-02T19:59:38","slug":"como-organizar-a-caixa-de-email","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/king.host\/blog\/tutoriais\/como-organizar-a-caixa-de-email\/","title":{"rendered":"Como organizar a caixa de email: 8 t\u00e9cnicas valiosas para manter tudo em dia"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Como organizar a caixa de email?<\/strong> Essa resposta vai ajudar muito a otimizar o seu dia a dia, especialmente se voc\u00ea costuma usar essa ferramenta como um canal principal de comunica\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Seja para o trabalho ou estudos, existem algumas dicas que ir\u00e3o colaborar com a organiza\u00e7\u00e3o dos seus emails, como:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Separar um momento para ler e responder as mensagens;<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Categorizar por assunto;<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Criar pastas;<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Organizar uma limpeza peri\u00f3dica;\u00a0<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Criar um arquivo para salvar emails importantes;<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Gerenciar as inscri\u00e7\u00f5es de emails promocionais e newsletters;<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Usar filtros antispam;<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Evitar misturar emails profissionais com pessoais.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por mais simples que pare\u00e7am as instru\u00e7\u00f5es acima, elas s\u00e3o muito funcionais e v\u00e3o colaborar para que voc\u00ea n\u00e3o perca aquela venda importante ou aquela atividade do seu curso.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">E para entender melhor todas essas t\u00e9cnicas, confira abaixo<strong> mais detalhes sobre como organizar sua caixa de email!<\/strong><\/span><\/p>\n<h2><b>1. Separe um tempo para ler e responder emails<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para <strong>n\u00e3o deixar seus emails acumularem na caixa de entrada<\/strong>, separe alguns minutos do seu dia para ler e responder seus emails.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pode ser logo que voc\u00ea chega na empresa, alguns minutos antes de sair para o almo\u00e7o ou no final do expediente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O importante \u00e9 reservar um momento para organizar e resolver todas as mensagens.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se voc\u00ea costuma <strong>receber muitos emails durante o dia<\/strong>, talvez seja interessante quebrar esse momento em dois, para n\u00e3o acumular muitas respostas e nem travar o andamento de tarefas dos seus colegas.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td>\n<p><em><b>Leia tamb\u00e9m!<\/b><\/em><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong><a href=\"https:\/\/king.host\/blog\/empreendedorismo\/o-que-e-email-corporativo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><i>O que \u00e9 email corporativo? Meu neg\u00f3cio precisa disso?<\/i><\/a><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><b style=\"color: revert; font-size: revert;\">2. Defina regras para categorizar os emails<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea pode <strong>criar regras para categorizar seus emails<\/strong> de acordo com a a\u00e7\u00e3o e prioridade deles.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Emails que precisam ser respondidos com urg\u00eancia tem prefer\u00eancia sobre os demais, por exemplo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uma regra muito eficiente para categorizar seus emails pode ser dividi-los em categorias, como:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><b>Urgente: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">mensagens que necessitam que voc\u00ea tome alguma a\u00e7\u00e3o r\u00e1pida e que pode ser resolvida em poucos minutos.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Aguardar:<\/strong> apenas aqueles dependem de outra pessoa para serem resolvidos ou que tenham uma data espec\u00edfica para conclus\u00e3o.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Arquivar:<\/strong> guarde emails que voc\u00ea deseja consultar no futuro como refer\u00eancia ou que voc\u00ea precise salvar o hist\u00f3rico da conversa.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>3. Crie pastas para organizar a caixa de email<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Depois de criar regras de prioridade para <strong>agrupar e responder os emails<\/strong>, voc\u00ea pode organiz\u00e1-los em pastas.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Crie uma organiza\u00e7\u00e3o que fa\u00e7a sentido para sua rotina e tente seguir essas defini\u00e7\u00f5es.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por exemplo, dividir os emails em urgentes, newsletter, emails que precisam de resposta, arquivo e por a\u00ed vai.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A dica \u00e9 encontrar uma<strong> defini\u00e7\u00e3o que fa\u00e7a sentido para voc\u00ea<\/strong>, que ajude a deixar a caixa organizada e que n\u00e3o v\u00e1 criar mais empecilhos para manter tudo em ordem.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">As pastas tamb\u00e9m s\u00e3o \u00fateis para salvar aqueles emails que precisam ser guardados. \u00c9 muito comum em uma caixa desorganizada apagar emails importantes sem querer.<\/span><\/p>\n<p><em>Entenda a <strong>import\u00e2ncia do Email Profissional<\/strong> e como ele pode ajudar no seu dia a dia. <strong>Aperte no play e confira!\u00a0<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n<iframe width=\"560\" height=\"315\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/qobLATgowBE\" title=\"YouTube video player\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen=\"\"><\/iframe>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>4. Organize uma limpeza peri\u00f3dica nos emails<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>De tempos em tempos \u00e9 necess\u00e1rio organizar uma limpeza na sua caixa de emails e excluir emails que j\u00e1 n\u00e3o fazem sentido deixar guardado.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa pr\u00e1tica, al\u00e9m de ajudar a manter sua caixa de emails organizada,<strong> ajuda a desocupar o espa\u00e7o das suas contas de email com arquivos desnecess\u00e1rios.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Durante sua rotina de organiza\u00e7\u00e3o voc\u00ea j\u00e1 pode criar pastas e regras que facilitar\u00e3o o trabalho de exclus\u00e3o futuro.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td><em><strong>Leia tamb\u00e9m!<\/strong><\/em><br><br><a href=\"https:\/\/king.host\/blog\/2018\/02\/o-que-e-smtp-imap-e-pop-3-e-qual-a-diferenca\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong><em>O que \u00e9 SMTP, IMAP e POP, qual a diferen\u00e7a e como isso impacta no meu email?<\/em><\/strong><\/a><\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>5. Crie um arquivo para salvar emails importantes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Como citamos anteriormente, <strong>organize uma forma de guardar emails antigos<\/strong> que precisam ser salvos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Seja criando uma pasta exclusiva para eles ou categorizando com etiquetas.<\/p>\n\n\n\n<p>Mesmo em uma caixa de emails organizada, um descuido pode fazer com que voc\u00ea exclua algo que pode precisar no futuro.<\/p>\n\n\n\n<p>Ent\u00e3o, guarde um <a href=\"https:\/\/king.host\/blog\/2019\/01\/backup-de-emails\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>backup de emails <\/strong><\/a>que cont\u00e9m informa\u00e7\u00f5es que voc\u00ea precisar\u00e1 consultar no futuro, hist\u00f3rico de conversas, informa\u00e7\u00f5es relevantes, entre outros.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>E revise a relev\u00e2ncia desses emails periodicamente para sempre manter somente aquilo que realmente fa\u00e7a sentido.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>6. Evite misturar emails profissionais com emails pessoais<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Se poss\u00edvel mantenha as contas de <a href=\"https:\/\/king.host\/email-personalizado?utm_source=lab&amp;utm_medium=post&amp;utm_term=como-organizar-a-caixa-de-email&amp;utm_content=como-organizar-a-caixa-de-email&amp;utm_campaign=content-marketing\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">email profissional<\/a> e pessoais separadas. Dessa forma voc\u00ea evita se distrair no trabalho com assuntos particulares e garante mais produtividade no seu trabalho.<\/p>\n\n\n\n<p>Manter inscri\u00e7\u00f5es de newsletters, f\u00f3runs e grupos de discuss\u00e3o, emails de redes sociais e promocionais de interesse pessoal no seu email privado \u00e9 uma boa forma de garantir que voc\u00ea n\u00e3o vai deixar sua caixa de entrada do trabalho lotada de emails que acabam levando sua produtividade embora.<\/p>\n\n\n\n<p>Vale lembrar que o email \u00e9 seu grande aliado no dia a dia e trabalhar de maneira eficiente com ele \u00e9 uma excelente forma de aumentar sua produtividade, por isso \u00e9 importante optar por um servi\u00e7o de qualidade.<\/p>\n\n\n\n<p>Na KingHost voc\u00ea tem email profissional com AntiSpam, suporte humanizado e atendimento 24&#215;7, com pre\u00e7os acess\u00edveis e total controle de uso! <\/p>\n\n\n\n<p>Clique no banner abaixo e saiba mais sobre o  <a href=\"https:\/\/king.host\/email-profissional?utm_source=lab&amp;utm_medium=post&amp;utm_term=como-organizar-a-caixa-de-email&amp;utm_content=como-organizar-a-caixa-de-email&amp;utm_campaign=content-marketing\">Email Profissional da KingHost<\/a> agora mesmo!<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-gallery has-nested-images columns-default is-cropped wp-block-gallery-1 is-layout-flex wp-block-gallery-is-layout-flex\">\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/king.host\/email-profissional?utm_source=lab&amp;utm_medium=banner-artigo&amp;utm_campaign=banner-artigo-como-organizar-a-caixa-de-email\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"600\" height=\"170\" data-id=\"25100\" src=\"https:\/\/cdn-cms.king.host\/blog-hlg\/uploads\/2021\/11\/emailprofissional-banner_600x170.png\" alt=\"Banner Email Profissional- KingHost\" class=\"wp-image-25100\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/cdn-cms.king.host\/blog-hlg\/uploads\/2021\/11\/emailprofissional-banner_600x170.png 600w, https:\/\/cdn-cms.king.host\/blog-hlg\/uploads\/2021\/11\/emailprofissional-banner_600x170-300x85.png 300w, https:\/\/cdn-cms.king.host\/blog-hlg\/uploads\/2021\/11\/emailprofissional-banner_600x170-400x113.png 400w\" sizes=\"(max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>7. Use e abuse de filtros antispam<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Fa\u00e7a dos<strong> <\/strong>filtros de<strong> <a href=\"https:\/\/king.host\/blog\/glossario\/o-que-e-spam-e-como-evitar\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">spam<\/a> <\/strong>seus aliados. Com eles voc\u00ea pode se livrar de mensagens indesejadas e que minam a sua produtividade.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, fique sempre atento aos emails que chegam na sua caixa de entrada e marque como spam todas as mensagens que voc\u00ea considera indesejadas ou que n\u00e3o autorizou o recebimento.<\/p>\n\n\n\n<p>Dessa forma, voc\u00ea alimenta o filtro do seu email e <strong>ajuda a identificar mensagens semelhantes<\/strong> e barrar o recebimento antes mesmo de chegar na sua caixa de emails.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, voc\u00ea pode <strong>configurar regras no seu antispam <\/strong>para impedir que mensagens cheguem at\u00e9 sua caixa de emails de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>8. Gerencie suas inscri\u00e7\u00f5es em emails promocionais e newsletters<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Recebe muitos emails promocionais e newsletters na sua caixa de entrada? Que tal fazer uma limpeza e deixar apenas aquelas que voc\u00ea realmente tem interesse?<\/p>\n\n\n\n<p>A \u00faltima dica de como organizar a caixa de email \u00e9 fazer um gerenciamento de inscri\u00e7\u00f5es. Entenda quais s\u00e3o os locais que voc\u00ea mant\u00e9m interesse em saber informa\u00e7\u00f5es e quais voc\u00ea j\u00e1 n\u00e3o quer mais saber as novidades.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso pode desafogar e muito a sua caixa de mensagem  e poupar tempo excluindo emails que voc\u00ea sequer leu.<\/p>\n\n\n\n<p>E se voc\u00ea busca <strong>conhecimento gratuito<\/strong>, uma excelente op\u00e7\u00e3o \u00e9 o <strong><a href=\"https:\/\/king.host\/blog\/empreendedorismo\/palestras-online-conexao-kinghost\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Conex\u00e3o KingHost<\/a><\/strong>: uma plataforma repleta de conte\u00fados relevantes. 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