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Como fazer o fechamento de caixa corretamente

Publicado em 22/11/2023

Atualizado em 03/06/2024
Como fazer o fechamento de caixa corretamente

Conheça algumas estratégias essenciais para registrar da melhor forma as entradas e saídas do seu negócio, minimizando riscos e potencializando resultados.

Você, que é  uma pessoa empreendedora, quer saber como fazer o fechamento de caixa corretamente?

Então, acompanhe esse conteúdo que preparamos e confira algumas dicas e o passo a passo para executar esse processo e as melhores formas de utilizá-lo.

Vamos lá!

O que é fechamento de caixa? 

Embora essa seja uma atividade rotineira, muitas pessoas têm dificuldade em explicar o que é fechamento de caixa.

Mas isso é fundamental para que o processo seja feito de maneira correta e as falhas sejam percebidas, para que assim dêem espaço para o aproveitamento de oportunidades que não estão sendo vistas.

Basicamente, fechamento de caixa é a atividade de:

  • contar o dinheiro que entrou na empresa em determinado período de tempo específico.
  • registrar todas as vendas, entradas e saídas.
  • calcular do saldo inicial e final
  • conciliar os dados

E você sabe como fazer o fechamento de caixa corretamente? 

Bom, para isso,  antes de mais nada é necessário entender quais etapas fazem parte dessa atividade.

Confira a seguir: 

Principais etapas envolvidas no fechamento de caixa

O fechamento de caixa, como vimos acima,  é um procedimento financeiro essencial em empresas e estabelecimentos comerciais para garantir a integridade das transações e o controle financeiro. 

As principais etapas envolvidas são as seguintes:

Contagem Inicial de Dinheiro

No início do processo, o caixa é aberto e o dinheiro físico disponível, incluindo notas, moedas e cheques, é contado. Este valor é o saldo inicial.

Registro de Transações

Todas as transações financeiras ocorridas durante o período, como vendas, devoluções, descontos e outras entradas de dinheiro, são registradas em um sistema de controle financeiro, como um software de ponto de venda (PDV).

Registro de Entradas e Saídas

Além das vendas, quaisquer outras entradas ou saídas de dinheiro, como depósitos, retiradas, despesas operacionais, pagamentos a fornecedores e recebimentos de contas a receber, são registrados.

Cálculo do Saldo

O saldo inicial é somado às vendas e outras entradas, e as saídas e transações que diminuem o saldo são subtraídas. Isso resulta no saldo final do caixa.

Conciliação e Verificação

O saldo final calculado é comparado ao valor físico de dinheiro contado no caixa. 

Qualquer diferença é investigada e resolvida para garantir que as informações financeiras estejam corretas.

Relatório de Fechamento de Caixa

Um relatório detalhado é gerado, documentando todas as transações, o saldo inicial, o saldo final e qualquer diferença identificada. 

Esse relatório é importante para fins de auditoria, prestação de contas e controle financeiro.

Arquivamento e Arquivamento de Documentação

Todos os registros, relatórios e documentos relacionados ao fechamento de caixa são arquivados adequadamente para futuras referências e auditorias.

Reconciliação Bancária

Se a empresa mantém uma conta bancária, é importante comparar o saldo final do caixa com o extrato bancário para garantir que não haja discrepâncias entre o que foi registrado e o que foi efetivamente depositado no banco.

Preparação para o Próximo Período

Após o fechamento de caixa, o caixa é reaberto para o próximo período de operações, com o saldo final do período anterior servindo como saldo inicial.

Essas etapas garantem que o controle financeiro da empresa seja transparente, sendo assim, você consegue fazer o fechamento de caixa corretamente

Isso ajuda a garantir que todas as transações financeiras sejam registradas de forma precisa, minimiza riscos de erros e fraudes, e fornece dados cruciais para a tomada de decisões financeiras e a saúde geral do negócio. 

Além disso, contar com a tecnologia ajuda a otimizar suas atividades empresariais, tornando o processo mais simples com informações mais centralizadas.

Veja a seguir algumas dessas ferramentas que podem ajudar a fazer o fechamento de caixa corretamente. 

Ferramentas tecnológicas que ajudam no fechamento de caixa:

Ferramentas tecnológicas desempenham um papel crucial no fechamento de caixa, tornando o processo mais eficiente, preciso e seguro. 

Aqui estão algumas dessas ferramentas e como elas auxiliam no fechamento de caixa:

1. Software de Ponto de Venda (PDV)

Software PDV, também chamado de sistema PDV, é uma ferramenta essencial que registra todas as vendas e transações financeiras.

Ele automatiza o processo de registro, calcula o valor total das vendas e permite a fácil análise de dados financeiros. 

Além disso, um PDV pode gerar relatórios detalhados que facilitam o acompanhamento das vendas e o fechamento de caixa.

2. Leitores de Código de Barras

Esses dispositivos facilitam o registro de produtos, acelerando o processo de vendas. 

Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros de registro, o que contribui para um fechamento de caixa mais preciso.

3. Sistemas de Gerenciamento Financeiro

Sistemas de gerenciamento financeiro ajudam a organizar e registrar todas as transações financeiras da empresa.

Eles também podem integrar-se a PDVs e sistemas bancários para simplificar o acompanhamento financeiro e o fechamento de caixa.

4. Sistemas de Contabilidade Online

Plataformas auxiliam na gestão financeira, desde o registro de transações até a preparação de demonstrativos financeiros. 

Eles permitem rastrear despesas, receitas e reconciliar dados para garantir que o caixa seja fechado corretamente.

5. Aplicativos Móveis

Muitas empresas utilizam aplicativos móveis para registrar vendas, despesas e outros dados financeiros em tempo real. 

Isso é particularmente útil para negócios com mobilidade, como food trucks ou serviços de entrega.

6. Sistemas de Automação de Fluxo de Caixa

Essas ferramentas preveem e gerenciam o fluxo de caixa da empresa, auxiliando na identificação de problemas potenciais e na tomada de decisões financeiras mais informadas.

7. Integração Bancária

A integração com o sistema bancário permite que as transações bancárias sejam automaticamente reconciliadas com os registros financeiros, tornando o fechamento de caixa mais rápido e preciso.

8. Assistentes Virtuais e IA

Algumas empresas estão adotando assistentes virtuais e inteligência artificial para ajudar na classificação de despesas e no registro de informações financeiras. Essas ferramentas podem economizar tempo e reduzir erros humanos.

9. Sistemas de Backup e Segurança de Dados

Garantir que os dados financeiros estejam seguros é essencial. Sistemas de backup automatizados e medidas de segurança ajudam a proteger informações vitais no processo de fechamento de caixa.

Essas ferramentas tecnológicas são vitais para simplificar e aprimorar o processo de fechamento de caixa. 

Elas não apenas economizam tempo, mas também ajudam a manter registros financeiros precisos, essenciais para a saúde financeira de qualquer negócio.

Fazer o fechamento de caixa corretamente não é difícil. Porém, é necessário atenção e a busca constante por melhorias e entendimento contínuo do processo.

Conte com a ConnectPlug para as melhores soluções para o seu negócio. 

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