Reputação e confiança são essenciais para negócios que querem se destacar no online, especialmente para quem está começando. É exatamente por isso que pensar em criar email com domínio próprio deve ser uma prioridade.
Afinal, quando o usuário vê um endereço genérico, as chances de confiar naquela mensagem são muito menores. Mas você também não pode apenas assinar um serviço qualquer, é necessário planejamento ao fazer essa mudança.
Para não ter nenhum problema ao fazer isso, é só continuar a leitura por aqui!
O que significa ter um email com domínio próprio?
Ter um email com domínio próprio, como [email protected], significa operar um serviço de correio eletrônico desvinculado de provedores gratuitos, ou seja, o seu nome de domínio passa a ser o identificador da sua conta.
Mas essa é a explicação técnica, na prática, você consegue assumir o controle total sobre a identidade e a infraestrutura de um dos seus principais canais de comunicação. Em resumo, um ganho em confiabilidade e reputação.
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Vantagens de ter um email com domínio próprio
Também é importante entender que não estamos falando de uma questão estética ou de ego: existem ganhos valiosos ao seguir por esse caminho.
Credibilidade e fortalecimento da identidade da marca
Um endereço de email como [email protected] passa profissionalismo e legitimidade, reforçando a identidade da sua marca em cada mensagem enviada, funcionando como um cartão de visita digital.
Para um cliente ou parceiro de negócios, receber uma comunicação de um domínio próprio transmite a sensação de estar lidando com uma organização estabelecida e séria, em contraste com a desconfiança que um email genérico pode gerar.
Controle, segurança e gestão centralizada das contas
Quando você utiliza um provedor de email profissional associado ao seu domínio, você tem o controle total sobre as contas.
Um gestor de TI pode criar, suspender ou excluir contas de email conforme os funcionários entram ou saem da empresa, garantindo que as informações comerciais permaneçam sob o controle da organização.
Além disso, as soluções profissionais oferecem camadas de segurança muito mais robustas, como filtros avançados de spam e malware, criptografia e políticas de retenção de dados.
Entregabilidade aprimorada e construção de reputação de envio
Ao utilizar um domínio próprio, você começa a construir uma reputação de envio única para o seu domínio e seus endereços de IP.
Provedores de email analisam essa reputação para decidir se suas mensagens devem ir para a caixa de entrada, para a aba de promoções ou para a pasta de spam.
Ao implementar corretamente os protocolos de autenticação e seguir as boas práticas de envio, você constrói uma reputação positiva, o que aumenta a entregabilidade de suas mensagens.
Pré-requisitos para criar um email com domínio próprio
Os benefícios são muitos, mas é preciso preparar o seu negócio antes dessa mudança:
- Um domínio registrado e ativo: você precisa ser o proprietário de um nome de domínio (ex: suaempresa.com.br) e, mais importante, ter acesso ao painel de gerenciamento de sua zona de DNS, já que é ali que todas as configurações críticas serão realizadas;
- Um plano de email profissional: é necessário contratar um serviço de hospedagem de email, normalmente uma solução integrada oferecida pelo seu provedor de hospedagem de site. O fundamental é que o serviço permita a associação com um domínio customizado;
- Acesso às informações de configuração DNS do provedor: o serviço de email escolhido vai fornecer a você um conjunto de registros DNS que precisarão ser inseridos no painel de controle do seu domínio. Esses valores são essenciais para a configuração.
Como criar email com domínio próprio: passo a passo
Agora chegou o momento: tudo certo para criar o email com domínio próprio para o seu negócio? Confira o passo a passo!
Contratação de um serviço de email profissional
O primeiro passo é a escolha e a aquisição de um plano de email profissional que atenda às suas necessidades de armazenamento, número de contas e recursos de segurança.
Após a contratação, o provedor lhe dará acesso a um painel de administração e fornecerá os registros DNS necessários para a etapa seguinte.
Leia também: Email Profissional: Como fazer email com nome da empresa?
Configuração dos registros MX para direcionamento de emails
O registro MX (Mail Exchanger) é a instrução mais importante, já que ele informa aos servidores de email de todo o mundo para onde devem ser entregues as mensagens enviadas para o seu domínio.
No seu painel de gerenciamento de DNS, você precisa apagar quaisquer registros MX existentes e criar novos registros apontando para os servidores do seu provedor de email.
Geralmente, são configurados múltiplos registros MX com diferentes prioridades (um número menor indica maior prioridade), criando redundância e garantindo a entrega mesmo que um dos servidores esteja temporariamente indisponível.
Implementação de protocolos de autenticação: SPF, DKIM e DMARC
Para garantir a segurança e a entregabilidade, a configuração desses três protocolos é obrigatória:
- SPF (Sender Policy Framework): é um registro TXT no seu DNS que lista todos os servidores de email autorizados a enviar mensagens em nome do seu domínio, o que impede que spammers usem seu endereço de email;
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): adiciona uma assinatura digital criptografada ao cabeçalho de cada email enviado. O servidor do destinatário pode verificar essa assinatura usando uma chave pública publicada no seu DNS, garantindo que a mensagem não foi alterada no caminho.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): é um registro TXT que cria uma política informando aos servidores de destino o que fazer com emails que falham nas verificações SPF e DKIM.
Criação das caixas postais e configuração de usuários
Após a propagação dos registros DNS (o que pode levar de algumas horas a 48 horas), a última etapa é acessar o painel de administração do seu provedor de email.
A ideia aqui é criar as contas de usuário, [email protected], por exemplo, definir senhas e configurar aliases ou grupos de email conforme a necessidade da sua organização.
Dicas para escolher o melhor provedor de email para domínio próprio
Como falamos mais acima, a escolha do provedor do email com domínio próprio é tão importante quanto outras decisões do seu negócio.
Análise dos recursos de segurança e conformidade
Verifique quais camadas de segurança o provedor oferece: aqui estamos falando de filtros avançados anti-spam e antivírus, proteção contra phishing e ransomware, e opções de criptografia em trânsito (TLS) e em repouso.
Confirme se as práticas do provedor estão em conformidade com as leis de proteção de dados relevantes, como a LGPD. A oferta de autenticação de dois fatores (2FA) para os usuários também é um recurso de segurança essencial.
Avaliação da entregabilidade e da infraestrutura do provedor
Pesquise a reputação do provedor no mercado: a qualidade dos seus blocos de endereços de IP impactam diretamente a entregabilidade das suas mensagens.
Um provedor com uma infraestrutura completa, data centers redundantes e uma equipe dedicada a monitorar e mitigar abusos em sua rede tende a oferecer um serviço mais confiável e com melhor performance de entrega.
Consideração sobre armazenamento, usabilidade e integrações
Avalie o espaço de armazenamento oferecido por caixa postal e as políticas de arquivamento.
A interface de webmail e o painel de administração são fáceis de usar? Verifique também a facilidade de integração com outros aplicativos de produtividade.
Um provedor que oferece um ecossistema integrado com calendário, armazenamento em nuvem e ferramentas de colaboração também pode ser bastante interessante.
Como usar seu email com domínio próprio no dia a dia
Agora é hora de entender como colocar tudo isso em prática, não acha? Vamos lá:
- Configure sua conta em clientes de desktop e mobile: utilize o protocolo IMAP (em vez do antigo POP3) para configurar sua conta em clientes como Outlook, Thunderbird ou Apple Mail, é ideal para sincronizar todas as suas pastas e ações em seus dispositivos;
- Crie uma assinatura de email profissional e padronizada: estabeleça um padrão de assinatura para toda a empresa, incluindo seu nome, cargo, empresa, telefone e um link para o site, o que ajuda a garantir consistência e reforça a identidade da marca;
- Utilize aliases e grupos de distribuição: crie aliases (apelidos) como contato@ ou vendas@ que redirecionam para uma ou mais contas de usuário para organizar o fluxo de entrada de mensagens e permitir que uma equipe inteira monitore um canal de comunicação comum;
- Monitore a reputação e a saúde do seu domínio: utilize ferramentas como o Google Postmaster Tools ou os relatórios DMARC para acompanhar a reputação do seu domínio e as taxas de erro de entrega, permitindo uma gestão proativa da sua entregabilidade.
O processo de criar email com domínio próprio pode até ser técnico, mas é preciso entender os ganhos que esse tipo de decisão proporciona para o seu negócio.
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