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Como emitir nota fiscal: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Publicado em 16/08/2023

Atualizado em 16/08/2023
como emitir nota fiscal

As notas fiscais são uma obrigatoriedade para empresas em todo o território nacional, mas nem todo mundo sabe como fazer uma nota fiscal. E, pensando nisso, criamos um conteúdo completo, com tudo o que você precisa saber sobre as notas fiscais e como fazer uma.

Por isso, vamos explicar mais sobre os diversos tipos de nota fiscal, bem como algumas dicas para o ajudar na hora de emitir suas notas fiscais. Além disso, vamos falar também sobre as vantagens de contar com um sistema de emissão de notas fiscais em sua empresa.

Dessa forma, além de aprender como fazer uma nota fiscal, você também pode aprender mais sobre como o sistema de emissão de notas pode ser um aliado da sua empresa.

Os tipos de nota fiscal

O primeiro passo para saber mais sobre as notas fiscais é entender o termo nota fiscal, bem como quais são os tipos de nota fiscal existentes. De forma geral, uma nota fiscal é o documento, com validade jurídica, que registra a venda de um produto ou uma prestação de serviço.

Ou seja, é por meio da nota fiscal que o Fisco recolhe os tributos sobre as operações da sua empresa. Além disso, a emissão de notas fiscais é obrigatória, tanto para a venda de produtos quanto para a prestação de serviços.

A nota fiscal ainda serve para facilitar o controle dos processos na sua empresa, como:

  • Entrada e saída de produtos;
  • Registro de prestação de serviços;
  • Controle de caixa e do faturamento;
  • Controle dos impostos pagos.

Já para o consumidor, as notas fiscais servem como um comprovante da compra de um produto ou da prestação de um serviço. Além disso, a nota fiscal também serve para requisitar a garantia, a troca ou a devolução de um produto.

Agora que você já sabe mais sobre o que é a nota fiscal e como ela é utilizada, vamos falar sobre os diversos tipos de nota fiscal utilizados.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica, mais conhecida como NF-e, é a versão de nota fiscal digital mais comum, utilizada por empresas do comércio. A emissão da NF-e é obrigatória para qualquer venda de produtos que precisam pagar ICMS, até mesmo os digitais.

Esse tipo de nota foi criado para substituir os modelos 1 e 1A e a sua validação só é feita por meio de uma assinatura digital e pela autorização no SEFAZ do estado em que a empresa está registrada.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

Assim como o nome demonstra, a nota fiscal de serviços eletrônica é a versão de nota digital para registrar prestação de serviços. Em grande parte dos casos, emitir as notas fiscais de serviços pode ser feito diretamente pelos sistemas de emissão da prefeitura na qual a empresa está registrada.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor eletrônica, mais conhecida como NFC-e, é a nota fiscal usada no varejo, ou seja, para vendas diretas para o consumidor final. Esse tipo de nota foi criado para oferecer uma alternativa para os documentos fiscais em papel utilizados atualmente.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

Também conhecida como nota do MEI, a nota fiscal avulsa eletrônica é utilizada por empresas que não têm obrigatoriedade de emitir as notas fiscais. As notas fiscais avulsas são geralmente emitidas por microempreendedores individuais que possuem baixa frequência de vendas.

Isso porque, entre os microempreendedores, há várias profissões que não possuem a emissão de nota fiscal como uma obrigatoriedade em vendas para pessoa física. Já em casos em que as vendas são realizadas para pessoas jurídicas (empresas), a emissão de notas fiscais se torna obrigatória.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

A nota fiscal de conhecimento de transporte eletrônico, por sua vez, é a nota fiscal que registra as operações do transporte rodoviário de carga. Esse tipo de nota fiscal elimina a necessidade de se criar faturas duplicadas, evitando divergências entre o registro da carga e o que está sendo transportado.

Como fazer uma nota fiscal de forma mais eficiente

Agora você já sabe mais sobre as notas fiscais e seus diferentes tipos, por isso, explicaremos como você pode fazer uma nota fiscal de forma mais eficiente.

E, para isso, o primeiro passo é saber qual o tipo de nota fiscal que será emitido, como vamos explicar no tópico a seguir.

Saber o tipo de nota que será emitido

Como mostramos no conteúdo, são vários os tipos de notas fiscais que podem ser utilizados. Por isso, o primeiro passo antes de fazer uma nota fiscal é saber qual o tipo de nota que será emitido.

De forma resumida, os tipos mais utilizados de notas fiscais são:

  • Produto, que são as notas utilizadas para mercadorias e outros bens, podendo ser de compra, venda, devolução, importação, exportação, entre outros;
  • Serviço, que são as notas utilizadas para todo tipo de prestação de serviços;
  • Consumidor, que são as notas fiscais para vendas no varejo.

Ou seja, o primeiro passo é definir qual desses tipos de nota fiscal a sua empresa precisa emitir. Dessa forma, você escolhe a melhor opção de nota fiscal adequada para a sua empresa, e podemos passar para o próximo tópico, que diz respeito ao certificado digital.

Ter um certificado digital

As notas fiscais eletrônicas só possuem validade jurídica quando estão atreladas a um certificado digital. De forma resumida, o certificado digital atua como uma assinatura digital para pessoas jurídicas, que garante a autenticidade das transações feitas on-line.

Para facilitar na hora de adquirir o seu certificado digital, você pode procurar por um sistema de emissão de notas fiscais que já ofereça o serviço. Dessa forma, além de garantir a autenticidade na hora de emitir suas notas fiscais, você garante mais praticidade por encontrar tudo que precisa em um único lugar.

Ter os credenciamentos fiscais

Além do certificado digital, você precisa também ter os credenciamentos fiscais antes de começar a emitir as suas notas fiscais. Por isso, vamos explicar o que precisa ser feito, tanto para empresas do comércio quanto para empresas do setor de serviços.

Empresas do comércio

Para as empresas do comércio, antes de começar a emitir suas notas fiscais, é preciso ter um cadastro na SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) do seu estado. Caso você encontre dificuldades na hora de fazer o seu cadastro, uma boa opção é contar com a ajuda de um contador de sua confiança.

Vale lembrar que, a autorização do SEFAZ para emitir as notas fiscais eletrônicas pode levar até 15 dias para ser liberada. Por isso, faça o seu cadastramento no SEFAZ do seu estado assim que possível, de forma a agilizar o procedimento. 

Empresas do setor de serviços

Agora, se você possui uma empresa no setor da prestação de serviços, é preciso que a autorização para emitir as notas fiscais eletrônicas seja dada pela prefeitura. Ou seja, é preciso fazer o seu cadastro juntamente à prefeitura da cidade em que a sua empresa está localizada.

Geralmente, no site da prefeitura da cidade é possível preencher um formulário de credenciamento, no qual será emitido um protocolo para comparecer à prefeitura. Na prefeitura, será preciso apresentar alguns documentos, como:

  • Protocolo da solicitação de credenciamento, que servirá para obter a senha de acesso ao sistema de emissão da prefeitura;
  • CPF original;
  • Documento de identificação do representante legal e o documento que formaliza a criação da pessoa jurídica (ato constitutivo).

Depois disso, o formulário será analisado juntamente com os documentos, sendo que o acesso só será liberado após a análise dos dados. Só assim será liberado o acesso ao sistema de emissão de notas fiscais da prefeitura, destinado aos prestadores de serviços.

Escolher um emissor de notas fiscais

Caso a sua empresa seja do comércio, não há a opção de emitir as suas notas fiscais pelo site da prefeitura. E, por isso, contar com um emissor de notas fiscais vai ser essencial. Então, é preciso escolher a melhor opção para a sua empresa.

São várias as opções de emissores de notas fiscais: aqueles destinados para empresas do e-commerce, os que são destinados para lojas físicas e outros que são versáteis e se enquadram em vários casos.

Por isso, é muito importante escolher uma opção que atenda às necessidades da sua empresa de forma a facilitar o seu cotidiano. É exatamente sobre isso que vamos falar a seguir.

Como o Bling pode ajudar a lançar suas notas fiscais

O Bling, além de emitir as notas fiscais da sua empresa, é um sistema de gestão completo tanto para lojas físicas quanto para lojas virtuais. Com soluções completas, o Bling tem tudo que você precisa para lançar as notas fiscais com muito mais praticidade e sem erros.

Com um sistema de cadastro de clientes e de produtos completos, você não vai precisar se preocupar em cometer erros na hora de lançar as suas notas fiscais, basta utilizar o preenchimento automático.

Com integração com a SEFAZ e envio automático das notas para o cliente, você pode emitir suas notas fiscais com poucos cliques. Além disso, no Bling você consegue fazer a aquisição do seu certificado digital de forma mais prática e eficiente.

São várias as funcionalidades do Bling que podem ajudá-lo não só com a emissão de notas fiscais, mas com a gestão completa da sua empresa, como:

  • Controle de caixa;
  • Controle de estoque;
  • Emissão de boletos;
  • Conta digital integrada;
  • Integração com os Correios;
  • Integração com os maiores marketplaces e muito mais.

Ou seja, com o Bling, além de emitir as suas notas fiscais de forma muito mais prática, você pode fazer toda a gestão da sua empresa em um único lugar.

As vantagens de usar um sistema de emissão para lançar notas fiscais

Já falamos sobre o Bling e um pouco sobre as funcionalidades desse sistema de gestão completo para empresas. Porém, vamos falar um pouco mais sobre as várias vantagens de se usar um sistema de emissão para lançar as notas fiscais da sua empresa.

Praticidade

Uma das maiores vantagens de um sistema de emissão é a praticidade. Se você nunca emitiu notas fiscais antes, pode ser um verdadeiro desafio emitir a sua nota fiscal sem contar com a ajuda de um sistema de emissão de notas.

Além disso, sistemas completos como o Bling possuem cadastro de clientes, produtos e até mesmo de colaboradores. Dessa forma, fica muito mais fácil emitir as suas notas fiscais, basta fazer o cadastramento uma vez e depois utilizar o preenchimento automático do emissor.

Ou seja, você pode emitir várias notas fiscais em poucos cliques, basta ter todas as informações cadastradas no emissor de notas.

Redução de erros

Quando as notas fiscais eram de papel, era muito comum cometer erros, que além de gerarem custos tornavam o trabalho ainda mais demorado. Por isso, o emissor de notas fiscais é uma ótima opção para reduzir esses erros, principalmente para quem nunca emitiu notas fiscais antes.

Redução de gastos

As notas de papel bem como as notas fiscais eletrônicas impressas são um grande gasto a mais para as empresas. Por isso, fazer notas eletrônicas e enviar por e-mail são uma ótima opção para reduzir os gastos com papel, impressoras e insumos no dia a dia da sua empresa.

Melhor controle financeiro e fiscal

Outro benefício de se ter um sistema de emissão de notas que também seja um sistema de gestão, como é o caso do Bling, é que você tem um maior controle sobre a sua empresa. E isso vale tanto para o setor financeiro quanto para o setor fiscal da sua empresa, já que em poucos cliques você pode encontrar várias informações importantes como:

  • Tributos cobrados a cada transação;
  • Valor de cada transação;
  • Preço dos produtos vendidos e dos serviços prestados;
  • Valor disponível em caixa;
  • Contas a pagar, entre outros.

Ou seja, são muitas as vantagens de se usar um sistema de emissão para fazer suas notas fiscais, que vão muito além de apenas emitir a nota fiscal em si. Por isso, tudo que você precisa fazer agora é escolher o melhor sistema de emissão de notas fiscais para facilitar o dia a dia da sua empresa.

Dessa forma, além de enviar suas notas fiscais com mais praticidade, você pode fazer toda a gestão do seu negócio em um único lugar!

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