A assinatura de email pode ser uma das primeiras impressões que você transmite para outra pessoa, pois ela também é parte importante de uma mensagem online.
Algo tão simples, mas que merece atenção, pois existem muitos detalhes que envolvem a criação de uma boa assinatura de email.
Por isso, neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre assinatura de email e aprender como criar sua própria assinatura de maneira profissional e eficiente.
Boa leitura!
O que é uma assinatura de email?
A assinatura de email é aquele bloco de informações que é adicionado automaticamente no final de um email. Esse bloco geralmente contém o nome, cargo, empresa, informações do contato e até links para perfis de redes sociais.
Sendo assim, é uma maneira simples de oferecer informações de contato e também de passar uma impressão mais profissional ao email.
Por que é importante criar uma assinatura de email?
Criar uma assinatura de email é importante por diversas razões. Por exemplo, uma assinatura de email traz uma imagem profissional e de credibilidade. Quando você utiliza informações como seu nome, cargo e detalhes de contato, você mostra aos destinatários que leva a comunicação a sério.
Além disso, ao usar uma assinatura de email, você facilita para os destinatários encontrarem maneiras de entrar em contato com você, seja por telefone, email ou redes sociais.
Uma assinatura de email ainda pode ser uma ótima ferramenta de marketing, pois permite que você promova sua empresa, serviços, produtos ou até mesmo seu próprio trabalho. Isso acontece por meio de links para o site da empresa, perfis de redes sociais ou conteúdo promocional.
Pensando em um ambiente corporativo, a assinatura de email ajuda a manter uma aparência segura em todas as comunicações. Isso é bastante útil para ter uma imagem coesa para representar a marca ou a empresa.
Enfim, criar uma assinatura de email é importante porque ajuda a estabelecer uma imagem profissional, facilita o contato, pode servir como uma ferramenta de marketing e garante consistência e conformidade em suas comunicações por email.
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Qual o formato de uma assinatura de email?
Geralmente as assinaturas de email inseridas em formato de imagem ou em HTML. No Roundcube, por exemplo, que é um dos principais clientes de email web usados no meio corporativo, você pode inserir uma imagem de até 64KB ou um código em HTML com a sua assinatura.
Quanto às dimensões da imagem, para não ter algo muito pesado, procure deixar a sua imagem com um tamanho entre 300–600 pixels de largura e 150–200 pixels de altura.
O que deve constar na assinatura de email?
- Nome: seu nome completo ou nome pelo qual você é conhecido profissionalmente.
- Cargo: seu cargo ou posição dentro da empresa.
- Nome da empresa: o nome da empresa para a qual você trabalha, se aplicável.
- Informações de contato: endereço de email, número de telefone e endereço físico da empresa, se relevante.
- Links para redes sociais: links para perfis de redes sociais profissionais, como LinkedIn, Twitter, ou outras plataformas relevantes.
- Logo da empresa (opcional): em alguns casos, uma assinatura de email pode incluir o logotipo da empresa para reforçar a identidade visual da marca.
- Aviso legal (opcional): dependendo das políticas da empresa ou das exigências legais, pode ser necessário incluir avisos legais, como avisos de confidencialidade ou isenções de responsabilidade.
Como criar assinatura de email?
Agora que você já sabe o que deve constar na sua assinatura de email, pode criar sua assinatura sem medo. Na sequência você confere um passo a passo de como fazer isso:
1. Escolha um editor de texto ou email
Você pode usar qualquer editor de texto, como o Microsoft Word ou o Google Docs, para criar sua assinatura de email. Além disso, muitos serviços de email possuem opções para criar e configurar assinaturas diretamente nas configurações de email.
2. Decida os elementos da sua assinatura
Determine quais informações você deseja incluir em sua assinatura de email, como seu nome completo, cargo, nome da empresa, informações de contato e links para redes sociais.
3. Organize as informações
Organize as informações de forma clara e legível. Você pode usar uma combinação de texto e formatação para destacar elementos importantes, como usar negrito para seu nome e cargo.
4. Adicione formatação e elementos visuais (opcional)
Se desejar, você pode adicionar elementos visuais à sua assinatura de email, como o logotipo da empresa, linhas divisórias ou ícones para redes sociais. É importante que esses elementos não sobrecarreguem a assinatura e mantenham um aspecto profissional.
5. Crie links clicáveis (se aplicável)
Se estiver incluindo links para o site da empresa ou para perfis de redes sociais, garanta que eles estejam formatados como links clicáveis para que os destinatários possam acessá-los facilmente.
6. Teste sua assinatura
Antes de começar a usá-la, envie um email de teste para você mesmo ou para um colega para garantir que a assinatura apareça corretamente e seja legível em diferentes clientes de email e dispositivos.
Ferramentas gratuitas para criar assinatura de email
Para facilitar a criação da sua assinatura, existem ferramentas que trazem templates e permitem a edição de acordo com sua preferência.
Então, abaixo você confere algumas das ferramentas mais populares para testar a criação da sua assinatura de email profissional gratuitamente.
Canva
Muito conhecido pelas milhares de opções de design, o Canva é uma boa ferramenta para editar imagens e personalizar identidades.
Nesse caso, você pode escolher um modelo pronto e editar de acordo com a sua preferência, salvando a imagem e posteriormente, incluindo como assinatura do seu email.
HubSpot
O HubSpot também oferece uma ferramenta gratuita para criar assinaturas de email. Você pode personalizar facilmente sua assinatura adicionando informações como nome, cargo, empresa, informações de contato e links para redes sociais.
A ferramenta gera automaticamente o código HTML para você copiar e colar em seu cliente de email.
Wisestamp
O Wisestamp permite criar assinaturas de email personalizadas com facilidade. Você pode escolher entre uma variedade de modelos e personalizá-los com suas informações, logotipo da empresa e links para redes sociais.
Essa ferramenta oferece uma opção gratuita, bem como planos pagos com recursos adicionais.
Signature.email
Essa é uma ferramenta simples e gratuita para criar assinaturas de email. Nela é possível inserir suas informações, adicionar um logotipo e formatar o texto.
Assim, a ferramenta gera um código HTML que você pode copiar e usar no seu email.
Crie seu Email Profissional
Como você viu até aqui, criar uma assinatura de email profissional, apesar de ser uma tarefa cheia de detalhes, não é algo difícil de se fazer.
Além da assinatura, é importante lembrar que o uso de um provedor profissional de emails, onde você pode colocar sua marca no seu endereço de email, faz toda a diferença.
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