Email Microsoft Exchange: conheça a solução de email corporativo ideal para a sua empresa


Conheça mais sobre o Email Microsoft Exchange e descubra todos os recursos que vão melhorar as comunicações e aumentar a produtividade da sua empresa.

Agora que você já conhece alguns dos principais serviços de email do mercado, um deles em especial deve ter chamado a sua atenção, não é mesmo?

O Email Microsoft Exchange é uma das soluções de email corporativo mais completas do mercado e é uma das opções mais buscadas por empresas que tem no email uma peça central para a comunicação e produtividade das equipes.

Isso porque, além de ser uma solução de email completa, o Email Microsoft Exchange oferece uma série recursos para potencializar a comunicação e produtividade das equipes.

Por isso, no post de hoje, vamos conhecer em detalhes todos os principais recursos dessa solução de email e mostrar como ela pode ajudar sua empresa.

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O que é Email Microsoft Exchange?

O Email Microsoft Exchange é a principal ferramenta de email corporativo do mercado. Além de oferecer uma poderosa solução de email corporativo, o Email Exchange oferece uma série de recursos que ajudam empresas pelo mundo inteiro a melhorar sua comunicação e produtividade.

Quais são os recursos do Email Microsoft Exchange?

Os recursos podem ser divididos em quatro categorias: disponibilidade, compartilhamento, proteção e colaboração. Vamos conhecer cada um deles em detalhes, começando pelos recursos de disponibilidade.

Recursos de disponibilidade: acesse seu Email Microsoft Exchange em qualquer lugar

O dia a dia de muitos empreendedores não se resume apenas ao escritório na empresa, é preciso participar de reuniões, visitar clientes e fornecedores e muitos outros compromissos que afastam você da sua mesa na empresa.

O Email Microsoft Exchange oferece diversos recursos para quem não pode ficar longe dos seus emails e precisa acessá-los onde estiver. Com os recursos de disponibilidade do Email Microsoft Exchange você pode acessar sua caixa de emails pelo smartphone, notebook, desktop, tablet ou qualquer dispositivo que precisar.

Além de acessar seus emails pelos já conhecidos protocolos POP e IMAP, você pode configurar seu email Email Microsoft Exchange usando duas tecnologias exclusivas da ferramenta.

O protocolo MAPI permite o compartilhamento dos dados da sua conta, como agenda de contatos, calendário e outros recursos de aplicativos ou clientes de email.

Já o Outlook Web App (OWA) é um webmail que permite o acesso à caixa de emails sem a necessidade de instalação de softwares no computador ou dispositivo. O usuário consegue acessar suas mensagens e realizar ações em tempo real através do navegador de internet, de forma segura e prática, com a aparência do cliente completo do Outlook.

Recursos de compartilhamento: compartilhe informações entre usuários

Os recursos de compartilhamento do Email Microsoft Exchange garantem mais agilidade nas tarefas da sua empresa. Isso porque, com este recurso você pode compartilhar informações entre os funcionários da sua empresa.

Como isso funciona na prática? Precisa agendar uma reunião com outros pessoas do seu time, mas não sabe qual horário todos estão disponíveis? Simples, com os recursos de compartilhamento do Exchange você pode acessar o calendário de todos os seus colegas e encontrar um horário livre nas agendas, sem a necessidade de perder tempo discutindo para achar um horário compatível

Outro recurso bastante interessante é o compartilhamento de contatos. Deseja repassar os dados de sua agenda de contatos para outro usuário. Com este recurso é possível compartilhar contatos com outros usuários da sua empresa e o usuário que você compartilhou receberá acesso aos dados do contato que você está compartilhando, como nome, email, telefone, entre outros.

Recursos de proteção: mantenha a segurança de suas contas de email

Manter as informações da sua caixa de emails é uma das principais preocupações do Email Microsoft Exchange. Por isso, ele conta com um sistema de filtro antispam, que garante a segurança completa de suas contas.

Essa solução de segurança já é garantida no momento de contratação das contas de email, mas, além dela o Email Microsoft Exchange oferece recursos em seu painel de controle que permitem a criação de filtros personalizados pelo usuário – o que permite que os próprios usuários possam determinar o que não é importante para ele e que não deseja receber em sua caixa de emails.

Esses filtros possibilitam criar regras nas configurações de sua conta para determinar o se uma mensagem será direcionada para a caixa de spam automaticamente.

É possível definir que mensagens enviadas por um remetente específico, que incluem determinados termos na linha de assunto e no corpo do email ou ainda que incluem determinados endereços de envio, sejam movidas para alguma pasta específica, incluídas na pasta de spam ou deletadas automaticamente.

Por exemplo: você não deseja receber nenhum tipo de email sobre promoções. Você pode definir que, qualquer mensagem que contenha os termos “promoção” e “oferta”, tanto na linha de assunto, quanto no próprio corpo, seja encaminhada diretamente para sua pasta de spam.

Recursos de colaboração: aproveite as facilidades da ferramenta

Auxiliar nos processos de trabalho, facilitar a execução de tarefas profissionais e melhorar a comunicação entre os times são as principais características do Email Microsoft Exchange.

Ele foi pensando não só para ser uma ferramenta de comunicação, mas, principalmente, de produtividade. Os recursos de colaboração são ótimas opções para a organização e acompanhamento de projetos e para a troca de informações entre os membros do seu time.

Imagine a seguinte situação: você precisa iniciar o balanço das vendas de sua empresa no último trimestre. Para isso, precisa determinar os tópicos deste relatório e coletar os dados e alimentar as planilhas.

Com o Email Microsoft Exchange, você pode criar uma tarefa específica dentro do gerenciador de tarefas, determinar a data de início e fim, criar lembretes e centralizar todas as informações sobre o relatório em um único local usando textos, imagens e links de referência.

Depois de criada a tarefa você pode compartilhá-la com outros usuários, convidando as pessoas a participarem do mesmo projeto.

Essa é uma ótima maneira de acompanhar o desempenho da equipe, os prazos de entrega, o volume de demandas, entre outros.

Ao finalizar o balanço do trimestre, você precisa reunir sua equipe para uma reunião de apresentação de resultados, certo? Aproveite o recurso de Salas de Reunião do Email Microsoft Exchange e agende um horário com outros usuários diretamente de sua caixa de emails.

Se a sua empresa possui diversos ambientes para reunião, você pode cadastrar cada um deles em seu calendário Exchange, assim você evita conflitos de horários.

Você pode criar convites com informações sobre local, data, horário, lembretes e informações adicionais e enviar para os usuários que desejar.

Conta administradora: gerencie todos os usuários de sua empresa

Você pode gerenciar todas as contas de email da sua empresa usando uma conta mestre, com poderes para administrar permissões, monitorar contas e determinar critérios padrão.

Suas principais atribuições são:

Criação de regras: a conta administradora pode criar regras específicas para todas as contas de email de um mesmo domínio.

É muito comum que a conta administradora detenha todas as especificações de uma empresa, impedindo que os usuários recebam determinados tipos de conteúdo, que mensagens sejam replicadas para os usuários de interesse, entre outros.

Exemplo de uso: sua empresa não permite que os usuários consumam conteúdos ligados a futebol, logo, determina que mensagens recebidas de domínios específicos, ou que contenham termos ligados a esse universo, sejam deletadas.

Criação de alias: somente com a conta administradora é possível criar alias de email – endereço que serve como um redirecionador de mensagens para uma ou mais contas. Alias podem ser utilizados em funções mais complexas como controle de mensagens e de spans, ou mesmo em casos mais simples, onde o endereço de email é muito longo ou difícil de lembrar e o usuário cria outro, mais fácil, que encaminha todas as mensagens para o endereço original.

Exemplo de uso: os contatos recebidos por clientes de sua empresa são respondidos por uma pessoa específica na empresa (Cláudio). No entanto, o endereço disponibilizado para o público é [email protected] Com a criação de alias, é possível que todas as mensagens enviadas para esse endereço sejam encaminhadas para a caixa do João.

Controle de senhas e nomes de exibição: além de diversas permissões, é possível alterar, via conta administradora, as senhas e nomes de exibição de todos os usuários de uma organização. Dessa forma, o administrador tem total controle sobre a entrada e saída de usuários, e recuperação de dados.

Além disso, também através desse tipo de conta, é possível definir permissões de uso da caixa de correio, informações gerais de contatos, dados sobre a organização, entre outros. Confira tutorial sobre a alteração de senhas e informações.

Exemplo de uso: algum funcionário esqueceu a senha de uma caixa de email compartilhada. O administrador pode redefinir a senha e criar uma nova.

Criação de grupos de email: para facilitar a troca de informações entre usuários de uma área ou com interesses em comum, o Email Microsoft Exchange permite a criação de grupos de email. A criação de grupos só é permitida pela conta administradora, que consegue adicionar membros, determinar permissões e configurar o recebimento de mensagens externas (de domínios que estejam fora da organização, por exemplo).

Exemplo de uso: o setor comercial de uma empresa conta com um número bastante elevado de colaboradores, que necessitam receber comunicações compartilhadas por email. O administrador pode criar um grupo com os endereços de email de todos os colaboradores deste setor, excluindo a necessidade de digitar cada endereço como destinatário no momento de enviar uma mensagem.

Gerenciamento de contatos externos: usuários que têm endereços de email de fora de sua organização podem ter seus contatos disponíveis no catálogo de endereços do Email Microsoft Exchange, mas somente a conta administradora pode determinar quais contatos podem ser exibidos.

Exemplo de uso: seus colaboradores estão em contato constante com fornecedores de outras empresas e, muitas vezes, necessitam de seus contatos. O administrador pode disponibilizar uma lista com todos os contatos mais importantes.

Qual a diferença entre conta Basic e Standard do Email Microsoft Exchange?

O Email Microsoft Exchange oferece dois modelos de contas: Basic e Standard. Existem algumas diferenças entre elas, vamos conhecer.

Email Microsoft Exchange Basic: é mais indicada para usuários que precisem de utilizações mais simples. Essa modalidade oferece as funções essenciais de uma caixa de emails.

Com um custo menor, este tipo de conta é sugerida para usuários sem grande demanda de recebimento, já que oferece um espaço de armazenamento reduzido (25GB), e que não necessitem de recursos mais elaborados, como compartilhamento de agenda, por exemplo.

Na conta Basic, o usuário conta com recursos como lista de contatos, calendário e tarefas, que podem auxiliar em uma melhor organização de informações profissionais A única restrição, no entanto, é que essa modalidade não permite o compartilhamento de tais dados com outros usuários, como eventos, por exemplo.

Com a conta Basic também é possível realizar acessos à caixa de emails via POP, IMAP e OWA.

Email Microsoft Exchange Standard: É ideal para usuários que demandam mais recursos. Com a conta Standard é possível, além das funções básicas da caixa de email, explorar todas as possibilidades de compartilhamento, o que auxilia bastante em processos cotidianos de trabalho.

Com um espaço em disco maior (50GB), as contas do tipo Standard são indicadas para usuários que precisam acessar sua caixa de emails em diferentes locais e que necessitam compartilhar tarefas com outros usuários, agendar reuniões, compromissos registrados em calendário e compartilhar sua lista de contatos.

As contas Standard não são indicadas somente para usuários de alto nível da empresa, mas para todos que requerem acessos e funcionalidades específicas.

A conta Standard permite a sincronização da caixa de emails em tempo real em dispositivos móveis. Assim, é possível ter acesso a todas os recursos e informações de sua conta, como calendário, agenda e tarefas, em qualquer lugar.

Qual a disponibilidade do Email Microsoft Exchange?

O Email Microsoft Exchange é a solução perfeita para empresas que utilizam o email como parte central do negócio. Por isso, oferece uma das maiores taxas de disponibilidade do mercado com 99,95% de disponibilidade, garantido em contrato. Isso significa que sua empresa não ficará sem enviar e receber emails, afinal de contas seu negócio não pode parar, certo?

Apaguei um email importante, e agora?

Apagou aquele orçamento importante e excluiu até da lixeira? Nem tudo está perdido!

O Email Microsoft Exchange oferece uma excelente solução para esse caso: retenção da lixeira. Itens excluídos da lixeira ficam disponíveis em um local e podem ser recuperados por até 14 dias após a exclusão.

O que achou dos recursos do Email Microsoft Exchange? Acredita que eles podem potencializar as comunicações na sua empresa?

Fique ligado no Blog da KingHost e aguarde por novidades 😉

Email Exchange: conheça a solução de email corporativo ideal para a sua empresa

Vinícius Pereira

Analista de Conteúdo em KingHost
Graduado em Marketing, membro do time da KingHost. Apaixonado por marketing de conteúdo e Rock N' Roll.
Vinícius Pereira
Resumo
Email Microsoft Exchange: conheça a solução de email corporativo ideal para a sua empresa
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