Quando pensamos em produzir eventos online a primeira palavra que deve vir à nossa mente é planejamento.
Geralmente a expectativa gira em torno da reação do público, mas para alcançar um resultado incrível é necessário prestar atenção em diversos detalhes durante a preparação até a chegada do grande dia.
Partindo deste contexto, neste artigo quero compartilhar com você 7 valiosas dicas que devem ser analisadas e considerados na estrutura e no planejamento dos seus eventos online. Tais orientações foram baseadas em vivências na organização de diversos eventos online, como as edições do Conexão KingHost, maior evento online de desenvolvimento web do Brasil, realizado pela KingHost.
Você pode estar se perguntando, assim como eu já me questionei: “Mas um evento online requer tantos cuidados e detalhes?”
A resposta é: sim! Organizar eventos online envolve tanta complexidade quanto a de físicos, como conteúdo, experiência, produção, divulgação, pós-produção, etc.
Vale reforçar que é uma ótima maneira para medir a atratividade do seu conceito com o público e, assim, começar a pensar em expandir a ideia para o ambiente físico, caso seja o objetivo.
1. Defina uma persona
Desenhar e organizar um evento é uma ótima forma de alavancar o seu negócio porque ajuda a sua marca ganhar mais visibilidade e se destacar diante da concorrência.
Para definir os objetivos é fundamental conhecer a persona, uma figura fictícia que carrega as principais características dos clientes e potenciais clientes que irão consumir o conteúdo do evento.
Para definir a persona, você deve reunir as principais pessoas envolvidas na organização do evento e levantar dados dos participantes como: faixa etária, profissão, hábitos, interesses, quais canais consome informação, produtos e serviços que mais utiliza, etc.
A partir dessa construção de identidade da persona será possível começar a pensar no conceito, identidade visual e iniciar a divulgação.
2. Crie um conceito para eventos online
Pronto, agora que seu evento já tem um “persona” mapeada é a hora de pensar no conceito que fará ele se destacar e ser único no segmento da sua empresa.
Primeiro ponto que deve ser pensado é que conceito é diferente de tema. Quando pensamos em tema, nos referimos a eventos como festa de criança, festa de natal, feira de beleza, ou seja, são assuntos amplos ou específicos que não marcam uma diferenciação. Pensar em conceito, é refletir sobre como ser exclusivo na entrega para o mercado.
O Conexão KingHost, por exemplo, tem o conceito bem definido: aborda temas atuais de tecnologia, online, gratuito, se aproxima da comunidade desenvolvedora e ainda tem consistência na sua identidade visual, comunicação e divulgação. Logo, o conceito do evento é tão importante estar definido para que quando o evento acontecer a promessa de entrega seja atendida e entendida pelos participantes.
3.Lembre-se da Identidade visual
A identidade visual do seu evento é em resumo a personalidade através de formas visuais.
Pense em identidade de um evento como se fosse um conjunto de características físicas de uma pessoa: como ela se apresenta para os outros? Qual o seu estilo? Que cores são predominantes? Existe uma forma única de se comunicar? Assim, todos esses atributos serão traduzidos nos materiais de divulgação do evento: logotipo, texturas, filtros, fontes, fotos, etc.
Essas definições irão garantir que os materiais de comunicação tenham direcionamento e consistência para desdobrar todas as peças de divulgação nos diferentes canais.
Antes de começar o processo de criação, uma boa ideia é buscar referências e inspirações visuais em outros eventos que são destaques nessa cena. Apostar em um identidade visual forte e marcante para o seu evento é se destacar frente a concorrência e principalmente consolidar a marca do seu evento na memória do público.
4. Reflita sobre o impacto social
Há inúmeras razões para produzir eventos online que abracem algum propósito social.
As principais motivações para trazer essa consciência é que podemos promover uma rede de conexões e influência para fomentar ações e mudanças na sociedade.
No Conexão KingHost, na 5° edição, todo o conteúdo foi estruturado com empresas que desenvolveram suas soluções pensando em impactos sociais positivos. Nesse contexto, trouxemos um case muito representativo usando a tecnologia em busca de transformação social, o Serenata de Amor. O projeto buscava, por meio da tecnologia, identificar notas com gastos exacerbados de políticos, assim através dessa constatação era possível denunciar essas despesas inadequadas. Esse tipo de conteúdo capacita que os participantes reflitam sobre ideias e ações em projetos pessoais e profissionais que envolvam mais soluções sociais, ou seja, o senso coletivo cresce.
5. Pensar na grade de conteúdo: diversidade importa
Quando pensamos em diversidade não é para ser algo “cool” e da “moda”. O assunto é sério e necessário para a criação de projetos com mais inovação e resultados promissores.
Quando reunimos pessoas parecidas, homogêneas, estamos abrindo a mão de gerar discussões e visões diferentes e, principalmente, em projetos de tecnologia nos quais o tempo inteiro é pensado em e para pessoas.
Em eventos físicos é fundamental pensar em acessibilidade, inclusão de diferentes perfis na organização, ambientes seguros e receptivos para o público LGBT+ e, assim como nos eventos online, você deve começar estruturando uma grade de conteúdo com representatividade.
No Conexão KingHost, por exemplo, mais de 50% da grade de conteúdo do evento de 2018 era apresentado por mulheres, o que significa espaço de fala e protagonismo para essas profissionais inspirarem tantas outras mulheres a entrarem no mercado de TI.
Logo, esses cuidados demonstram o quanto a marca tem o compromisso, respeito e cuidado com a diversidade e inclusão.
6. Foque na Experiência
Quando produzimos um evento, nos propomos a entregar mais que um produto ou serviço: entregamos um experiência para o público.
Na era da força das redes sociais, a soma de experiências irá definir o sucesso de uma ação e nesse ponto o online não fica de fora.
Na produção do Conexão KingHost cuidamos muito para entregar a melhor experiência visual e auditiva para os nossos participantes: todos os anos os equipamentos de áudio e vídeo são atualizados, assim como priorizamos que os palestrantes venham até nosso estúdio nos dias do evento. Tudo isso para que as palestras sejam transmitidas em formato live e o participantes não percebam diferenças de áudio e imagem.
Além disso, queremos que os participantes do evento se sintam interagindo e dentro do nosso estúdio, por isso é fundamental ter um host para orientar em real time a audiência com recados e entrevistas.
Achou que evento online não se preocupa com experiência? Quero te entregar outro insight como a personalização: investir em brindes personalizados da marca do evento para atrair o engajamento em ações como gamification e member get member podem ser bem assertivas para gerar ainda mais alcance no seu evento. Afinal, quem não ama um brinde? Não deixe de fora o pilar experiência do seu evento. A experiência é um conjunto de fatos irão contribuir para o sucesso do seu evento
7. Engaje o público interno
Aqui o item é bastante direcionado para profissionais de eventos que trabalham produzindo dentro de empresas. Envolver e encantar o público interno faz toda a diferença para o seu evento ser bem sucedido. Eles podem ser os maiores promotores da ideia.
Geralmente dentro da empresa os eventos são idealizados pelas áreas de RH e Marketing, certo? Em partes sim, mas a responsabilidade para o sucesso do evento é de toda da empresa.
Dessa maneira, é fundamental pensar em etapas do planejamento em que a maioria dos times sejam envolvidos na construção do evento.
Na última edição do Conexão KingHost foram mais de 75 KingHosters (apelido carinhoso que chamamos nossos colaboradores) comprometidos com a preparação do evento online: formação do time de voluntários para os dias dos eventos, integração entre as equipes de desenvolvimento, marketing e infraestrutura para a criação do sistema de transmissão das palestras, área de manutenção construindo os cenários das palestras e ambientes de confraternização, entre outros.
O propósito e metas do evento deve ficar bem internalizados para os colaboradores, a sugestão é que todas as informações do evento sejam sempre divulgadas e compartilhadas primeiramente para o público interno. Além disso, crie ações e mensagens positivas que fomente o orgulho da sua empresa promover essas iniciativas e principalmente que cada colaborador faz parte disso, assim o engajamento é construído de forma espontânea.
Aliás, quer garantir já sua inscrição no Conexão KingHost 2019? Acesse o site oficial do evento!
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E aí, gostou das dicas? Vamos planejar mais eventos online incríveis? Se tiver outras dicas, comenta aqui. Vou adorar trocar mais ideias sobre essa área do marketing que é tão apaixonante.
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