Gerenciar um negócio, independente do segmento, não é uma tarefa fácil. Além de garantir que a atividade-fim da empresa seja realizada da forma adequada, você precisa se preocupar com todos os outros detalhes relacionados ao trabalho diário: burocracias, financeiro, recursos humanos… Por isso, buscar uma gestão mais eficiente diariamente é essencial.
Veja bem: você já teve a sensação de que está trabalhando demais e, mesmo assim, parece que não é o suficiente? Ou, então, sentir que você está fazendo de tudo para que seu negócio dê certo e, mesmo assim, as contas continuam no vermelho. Situações assim ocorrem pela falta de uma gestão mais eficiente.
Se você pesquisou por esse assunto — e clicou para ler esse artigo — você provavelmente já sabe que a eficiência é algo indispensável. Muito se fala sobre gestão eficiente na internet, em vídeos e em redes sociais como o LinkedIn. Mas sendo essa uma palavra muito repetida, é um pouco difícil defini-la com exatidão: afinal, o que é uma gestão eficiente?
A verdade é que muitas pessoas pensam que tem uma gestão eficiente, mas cometem erros crassos na condução de seus negócios. Por isso, é tão importante se informar. A seguir, vamos trazer algumas reflexões sobre esse assunto e dicas práticas para você ter uma gestão mais eficiente na sua empresa — e alcançar melhores resultados!
Afinal, o que é uma gestão eficiente?
Uma gestão eficiente é aquela que faz o melhor uso dos recursos disponíveis na empresa: o tempo, os recursos humanos, as finanças, os insumos e materiais. Ou seja, é importante ser eficiente em todos os aspectos, para que os negócios tenham o melhor resultado possível.
Isso vai além dos resultados financeiros — que são importantes, mas não são tudo. Um bom gestor deve pensar na sobrevivência e no crescimento sustentável da empresa, levando em conta a satisfação dos clientes, o bem-estar da equipe e o uso responsável dos recursos. Isto é, de pouco adianta pensar em crescer a qualquer custo.
Dito isso, os ideais de eficiência podem variar muito de empresa para empresa. Só os gestores poderão definir metas e processos que fazem sentido para aquele contexto — até porque os ideais de eficiência de um negócio podem ser extremamente prejudiciais para outro.
Vamos pensar no contexto de um restaurante. Para uma rede de fast food, preparar todos os pratos com o máximo de rapidez é um indicador de eficiência — e todos os colaboradores vão direcionar seus esforços nesse sentido. Mas num restaurante mais refinado, onde as pessoas querem se sentar para saborear um bom prato, direcionar esforços em prol da rapidez pode até ser um desperdício. Tudo depende dos seus objetivos.
Além disso, você precisa avaliar o que seus clientes consideram importante ou não. Em certos segmentos, os clientes são muito sensíveis a preço — por isso as economias são um indicador de eficiência essencial. Em outros, não há porque gastar energia buscando economizar se há outros aspectos mais importantes.
Sendo assim, em resumo, uma gestão mais eficiente é aquela que melhor utiliza os recursos disponíveis, de acordo com os objetivos do negócio e os resultados esperados.
O que é necessário para uma gestão mais eficiente?
Há ferramentas que são essenciais para uma boa gestão. Em primeiro lugar, você precisa ser capaz de acompanhar seu desempenho — afinal, como diz o ditado, o que não é medido não pode ser gerenciado. Acompanhando o desempenho, torna-se possível criar estratégias para ter uma gestão mais eficiente.
Nesse sentido, uma das ferramentas mais interessantes é o sistema de gestão ERP. ERP é uma sigla para enterprise resources planning ou planejamento de recursos empresariais, em português. Esses sistemas registram todas as informações de um negócio — desde as vendas até o estoque e o financeiro —, integrando os processos e permitindo o acompanhamento dos indicadores de desempenho.
Isso é importantíssimo porque sem informações é impossível ter uma gestão eficiente. E com o sistema de gestão ERP, você centraliza as informações, tornando esse trabalho de gestão muito mais prático. Ou seja, mais eficiente.
Além disso, você também pode investir em ferramentas que lhe permitem trabalhar mais em menos tempo — ou que lhe permitem fazer mais com os mesmos recursos.
Trazendo o exemplo do restaurante novamente, ter um sistema de pagamentos que permite fechar as contas dos clientes com rapidez, evitando filas no caixa e diminuindo a incidência de erros, é um exemplo de gestão mais eficiente. Afinal, fechar as contas dos clientes é algo que costuma tomar bastante tempo nos restaurantes, além de ser essencial para o resultado no faturamento. Por isso, investir nisso é investir em eficiência.
Pensando nisso, nós novamente temos ideais de eficiência que podem ser diferentes para um negócio ou outro. Só quem conhece uma empresa e suas operações pode compreender o que é necessário mudar e quais ferramentas adotar para ter uma gestão mais eficiente.
Leia também: Planejamento de uma empresa — O guia para o sucesso do seu negócio!
O que fazer para melhorar a gestão?
Se você está buscando dicas práticas para tornar sua gestão mais eficiente, agora sim nós vamos entrar nessa parte. Antes de tudo, é importante compreender o que é uma gestão mais eficiente, antes de sair sugerindo mudanças — até porque algumas mudanças que fazemos em busca de eficiência podem, na verdade, piorar a situação.
Pensando nisso, quais são as atitudes que um bom gestor deve praticar para realmente atuar em prol da eficiência numa empresa? A seguir, nós trazemos algumas sugestões simples.
1. Conheça muito bem seu negócio
O primeiro passo para alcançar a eficiência é ter um conhecimento profundo sobre a empresa e suas operações. Assim, você consegue decidir quais são os aspectos mais importantes e, a partir disso, definir quais são seus ideais de eficiência.
Para tanto, mapeie todas as atividades, produtos ou serviços de sua empresa — bem como os processos necessários para entregá-los. Em um restaurante, por exemplo, é preciso preparar os pratos, gerir o estoque, organizar o salão, lavar as louças…
Pense em todos os recursos que são necessários para essas atividades (recursos financeiros, humanos, materiais e tempo) e busque observar como eles estão sendo utilizados. Com essas observações, você já terá algumas ideias para tornar sua gestão mais eficiente.
2. Crie processos claros e bem definidos
Uma empresa se torna muito menos eficiente quando cada pessoa trabalha do seu jeito, sem padrões. É como um restaurante que não segue receitas: cada prato vai sair de um jeito, será impossível gerenciar o estoque de ingredientes e há risco dos clientes saírem insatisfeitos.
Sendo assim, depois de mapear os processos e as atividades do seu negócio, o próximo passo é criar um modelo ideal de como fazê-las — pensando na maneira mais eficiente, com melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. Ou seja, a receita ideal.
A ideia, com isso, não é limitar os colaboradores ou criar um ambiente repressivo — mas sim que todos saibam o que fazer para trabalhar da forma mais eficiente, pelo bem da empresa.
3. Defina metas e indicadores de desempenho
Aqui, nós chegamos num ponto crucial na busca por uma gestão mais eficiente. Afinal, se nós estamos buscando uma gestão mais eficiente, ela é mais eficiente em relação a quê?
Para saber se você está alcançando seus objetivos, é essencial ter objetivos bem definidos e traçar uma linha para decidir quando eles foram alcançados. Naturalmente, isso vai além de metas de faturamento, que só contam uma parte da história.
Em um restaurante, você pode criar metas de desperdício e aproveitamento dos estoques, por exemplo. Você pode fazer pesquisas de satisfação com seus clientes, analisar o tempo gasto em certas tarefas ou o número de clientes atendidos no período.
Novamente, só quem conhece o negócio é capaz de definir metas úteis e realistas. Por isso, os dois passos anteriores são tão importantes para chegarmos neste.
4. Planeje antes de executar
Uma vez que você já conhece bem seu negócio, delineou processos e definiu os indicadores e metas, você pode planejar ações para tornar sua empresa mais eficiente na prática.
Mas antes de sair executando quaisquer ações, é importante planejá-las muito bem, definindo todos os detalhes necessários para a execução. Além disso, você deve alinhar as expectativas com todos os envolvidos, especialmente se você trabalha em equipe. Nada compromete mais um plano do que uma equipe que não está alinhada em seus objetivos.
5. Mantenha registros e organize tudo
Por fim, a palavra-chave de uma gestão mais eficiente é organização. Continue mantendo os registros e acompanhando seus indicadores de desempenho — vendas, tempo, satisfação ou outros indicadores que você definiu. Com o tempo, você poderá analisar se os objetivos foram alcançados ou se ainda é necessário realizar mais mudanças em prol da eficiência.
Tornar sua gestão mais eficiente é um processo contínuo. Conforme você modifica algumas coisas, descobre outras necessidades, e assim continua melhorando.
Mas o mais importante é ter ferramentas que facilitem o acompanhamento dos processos e dos indicadores de desempenho. Nesse sentido, um bom sistema de gestão ERP pode ser seu melhor amigo — já que permite visualizar todos os processos, além de registrar e centralizar todas as informações da empresa. Com ele, você tem tudo que precisa para tomar decisões e tornar sua gestão mais eficiente.
Existem sistemas de gestão ERP focados em todo tipo de negócio — e o ideal é encontrar um que seja adequado ao seu segmento. Se você tem um comércio (como um restaurante, café, bar, quiosque ou loja), o ERP ideal para tornar sua gestão mais eficiente é o da ConnectPlug.
Com o ERP ConnectPlug, você consegue registrar todas as suas vendas, gerenciar o estoque, cuidar da gestão financeira e muito mais — tudo com praticidade e eficiência. Além disso, a empresa também fornece outras soluções de automação comercial que tornam sua loja ou restaurante mais eficiente: sistemas de pedidos, monitor KDS, autoatendimento e outros. Vale a pena acessar o site da ConnectPlug para conhecer as soluções. Aproveite também para conferir as condições especiais para clientes KingHost, pois temos uma parceria!
