Aplicar e escolher uma metodologia de trabalho não é tarefa fácil para empresas de TI, seja na gestão de uma grande equipe ou de uma startup. Em geral, as metodologias tradicionais exigem estruturas hierárquicas clássicas e papéis muito bem definidos, o que também acaba por burocratizar a rotina. E, afinal, o avanço da tecnologia tem feito com que o mercado demande mais velocidade. Buscar uma gestão ágil tem sido o caminho para quebrar um pouco o gelo de tantas diretrizes e tornar sua empresa mais rentável.

É provável, no entanto, que sua equipe já tenha testado algumas metodologias ágeis. Mas talvez ainda sinta falta de adaptações e não consiga identificar gargalos quando tenta aplicar ao pé da letra esses frameworks. Por outro lado, um cenário sem o mínimo de processos pode fazer com que seus projetos fracassem. Por isso, aqui queremos trazer algumas ideias de como tornar sua gestão ágil e fluída – sem necessitar de tantas amarras, mas sem perder a organização.

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1. Mais filosofia do que regras

Calma. A filosofia da qual estamos falando aqui é no sentido de colocar o pensamento e os conceitos das metodologias ágeis acima dos frameworks. Portanto, antes de tentar aplicar qualquer framework com sua equipe, é importante olhar para o Manifesto Ágil e entender em que pontos ele pode ser adaptado à sua gestão. Forçar a utilização de um modelo poderá atropelar esse momento de transformação. A aplicação de uma gestão ágil passa por uma mudança cultural dentro da empresa, que deve acontecer de cima para baixo. É pré-requisito ter o apoio das lideranças.

Pergunte-se:

• Como sua empresa pode aplicar o Manifesto?
• Todos estão dispostos a mudar a cultura da empresa?

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2. Adapte, mas não muito

Ao mesmo tempo em que é preciso tornar sua gestão mais flexível e menos amarrada, também é preciso ter cuidado para não deturpar os conceitos das metodologias ágeis. Ao moldá-las ao seu contexto, é importante não fugir muito das regras básicas para não perder o foco e bagunçar mais ainda seu cenário. Caso contrário, mais uma vez, o uso pode ser insatisfatório e até prejudicial para a sua empresa.

O próprio Runrun.it nasceu de um problema dessa natureza. O nosso CTO e cofundador, Franklin Valadares, não conseguia encontrar uma solução para a automatização da gestão de projetos em uma empresa anterior. Tentou adaptar metodologias, e nada funcionava. Testou dos métodos tradicionais aos softwares mais caros do mercado, até que resolveu desenvolver uma ferramenta com metodologia própria que atendesse sua necessidade. Foi assim que surgiu a metodologia de pilha, para priorizar as tarefas de forma automática sempre calculando a estimativa de entrega, conforme todos os projetos em andamento.

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Mas nem sempre é possível construir uma metodologia ou uma ferramenta do zero, certo? Por isso, ao explorar o que existe no mercado, analise até que ponto você poderá fazer ajustes. Tome cuidado para não transformar a adoção do agile ou de uma ferramenta em algo que assustará e desmotivará a sua equipe.

Pergunte-se:

• Quais são suas necessidades e principais problemas?
• Quanto vale (em dinheiro) a otimização e o ganho que uma ferramenta irá proporcionar?

3. Uso de ferramentas

Falando em ferramentas, elas estão aí para auxiliar nessa transformação na direção de uma gestão ágil. São infinitas opções que cabem no bolso ou até gratuitas para auxiliar a sua equipe. O kanban pode ser uma delas. Essa ferramenta surgiu nos anos 60 para indicar e acompanhar os fluxos de produção da Toyota. Desde então, tem sido copiado por várias indústrias para mostrar de forma visual (usando um quadro e cards) o andamento de um projeto. Saiba mais sobre o que é kanban neste artigo.

O Scrum, muito popular nas equipes de tecnologia, é o método que talvez seja o mais fácil de ser adaptado para equipes enxutas e que querem iniciar essa transição. Afinal, por sua característica iterativa e incremental, costuma engajar colaboradores e clientes. Para não segui-lo “by the book”, sua equipe pode começar pelo conceito de “sprints” periódicos e de reuniões fixas. Saiba como a equipe de desenvolvimento aqui do Runrun.it usa esse método.

Acima de tudo, é importante você encontrar uma ferramenta que seja fácil de usar, organize seu time e forneça os dados para analisar a produtividade da sua equipe. O Runrun.it desempenha esse papel ao oferecer um timesheet automático, relatórios para análise precisa da rentabilidade dos projetos e uma facilidade na comunicação – sem acúmulo de e-mails ou de reuniões. É possível fazer um teste grátis aqui.

Pergunte-se:

• Sua equipe tem problemas de comunicação? Como resolvê-los?
• O andamento dos projetos é visível para todos? Como melhorar isso?

Mais é menos!

Para testar essas opções e não ocupar seu time todo com tentativas que nem sempre dão certo, uma boa prática é selecionar um grupo para validar o uso de determinado método. Depois disso, colha os feedbacks de quem terá que lidar com esse novo processo na rotina. É importante, também, encontrar uma combinação que não desvie o foco dos seus colaboradores – um software para cada problema pode ocasionar distrações. Afinal de contas, a ferramenta não pode roubar o precioso tempo que você e sua equipe têm para investir nos projetos.

*Texto escrito por Juliana de Brito, jornalista que integra a equipe de marketing do Runrun.it.