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Como reduzir custos na empresa: 5 medidas práticas

Publicado em 14/11/2017

Atualizado em 26/04/2023
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Quando se fala em como reduzir custos na empresa, o ideal é fazer um planejamento cuidadoso, analisar seus KPIs financeiros e de produtividade, e tomar as decisões baseadas em dados.

Mas enquanto você estuda as melhores maneiras de reduzir custos e de ter ideias para melhorar a empresa em médio prazo, algumas outras medidas de curto prazo podem ser adotadas mais rapidamente, dando início imediato a este processo para se alcançar resultados com mais celeridade.

5 dicas de como reduzir custos na empresa rapidamente

Rápidas de adotar e pôr em prática, estas medidas podem surtir efeito em curto espaço de tempo.

1- Auditoria de pagamentos recorrentes

É uma medida extremamente simples e rápida para diminuir despesas na empresa.

Você pode achar exagero, mas se for pesquisar a quantidade de assinaturas de revistas, provedores de internet, bancos de imagens, linhas de telefone celular e fixo, mensalidades de associações e até alguns serviços SaaS que estão sendo subaproveitados ou mesmo esquecidos em sua empresa, não é difícil reduzir um valor considerável em saídas mensais.

A auditoria pode ser feita em um dia, os cancelamentos em 2 ou 3 e os efeitos começarão a ser sentidos já no mês seguinte.

2- Terceirização via crowdsourcing

É importante notar que o uso do crowdsourcing não vai se transformar em um pagamento recorrente, mas pode substituir por um preço bem mais em conta serviços que são necessários em seu negócio, tornando-se um mecanismo eficiente de como reduzir os custos na empresa.

Assim, atividades como a criação de materiais de marketing e divulgação de sua empresa (We Do Logos e Workana); transporte de executivos (Uber); despesas de viagens de negócios com hospedagem (AirBnB); limpeza de escritórios (Blumpa); reparos, manutenção e até programação (GetNinjas), entre muitos outros, podem ser reduzidas sem esforço e com resultados imediatos.

3- Comunicação, troca de arquivos e reuniões pela nuvem

As pessoas falam muito das tecnologias de computação em nuvem, mas parece que isso se tornou mais um termo da moda, juntamente com “transformação digital”, no lugar de ser usada efetivamente em ações de como reduzir custos nas empresas.

Em primeiro lugar, reuniões que antes teriam que ser feitas por meio de deslocamentos, em alguns casos até entre cidades, poderão ser feitas com auxílio de videoconferências e, inclusive, incorporar recursos como compartilhamento de telas e troca ágil de arquivos.

Outra medida muito simples e que reduz custos rapidamente: usar drives compartilhados na nuvem, substituindo servidores caros de adquirir e manter (aliás, outra despesa recorrente que desaparece: suporte técnico para manutenção dos servidores!).

Sem falar que a colaboração e a produtividade no trabalho aumentam, com a possibilidade de ser armazenar, compartilhar e até editar simultaneamente arquivos de texto, planilhas e apresentações de slides em tempo real e de onde o funcionário estiver.

4- Estimular o home office

Ao contrário do que muitos afirmam, estudos mostram que o trabalho home office aumenta a produtividade, em vez de estimular o ócio.

E, nesse contexto, além de seu funcionário ficar mais motivado e produtivo trabalhando em casa, ao se estabelecer em seu home office sua empresa cortará uma série despesas que tinha com ele, tais como:

  • Gastos com auxílio transporte
  • Custo de energia elétrica para manter equipamentos ligados
  • Despesas com a manutenção de equipamentos, móveis e utensílios
  • Custos com aquisição de materiais e suprimentos de escritório

E até a diminuição das despesas com aluguel de salas, pois uma grande parte dos colaboradores estará alocada remotamente.

5- Adoção de softwares de gerenciamento e produtividade em versão Freemium

Dependendo do tamanho de sua empresa, talvez as versões Freemium sejam insuficientes, pois apesar de gratuitas, tem menos funcionalidades, mas é possível usar ferramentas de CRM (Agendor e Hubspot), de modelagem de processos de negócios (HEFLO) e até de integrações de aplicativos baseados na nuvem (Pluga) em versões gratuitas que, no futuro, podem ser convertidas nas versões pagas, assim que a empresa estiver pronta a voltar a investir em seu crescimento.

Você pôde perceber que não é preciso quebrar a cabeça em busca de verdadeiras inovações disruptivas na hora de achar meios de como reduzir custos na empresa.

Com um pouco de criatividade, o auxílio da tecnologia e da internet, muitos dos seus gastos corporativos podem ser reduzidos rapidamente.

Este texto foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de modelagem BPMN intuitivo e hospedado na nuvem.

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