Como organizar a caixa de email: 8 técnicas valiosas para manter tudo em dia


Quer saber como organizar a caixa de email? Confira dicas e técnicas que vão ajudar você a manter seus emails em ordem.

Manter a caixa de emails em dia é uma daquelas tarefas que muitas pessoas simplesmente detestam. Seja pela dificuldade de encontrar um método eficiente de organização ou pela falta de tempo de colocar em dia uma quantidade enorme de emails.

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Por isso, vamos compartilhar com você algumas dicas e ferramentas que podem te ajudar a ser mais produtivo na sua caixa de emails.

Como organizar a caixa de email e ser mais produtivo

Separamos algumas dicas simples que podem ajudar você a manter sua caixa de emails organizada e em dia. Aplicando essas instruções, além de manter a sua caixa de entrada limpa, você não vai deixar de responder aqueles emails importantes e nem perder uma venda por não ter lido um orçamento perdido na sua caixa de entrada.

1. Separe um tempo para ler e responder emails

A primeira dica é bastante simples, mas muito útil. Para não deixar seus emails acumularem na caixa de entrada, separe alguns minutos do seu dia para ler e responder seus emails.

Pode ser logo que você chega na empresa, alguns minutos antes de sair para o almoço ou no final do expediente. O importante é reservar um momento para organizar e resolver todas as mensagens.

Se você costuma receber muitos emails durante o dia, talvez seja interessante quebrar esse momento em dois, para não acumular muitas respostas e nem travar o andamento de tarefas dos seus colegas.

2. Defina regras para categorizar os emails

Você pode criar regras para categorizar seus emails de acordo com a ação e prioridade deles. Emails que precisam ser respondidos com urgência tem preferência sobre os demais, por exemplo.

Uma regra muito eficiente para categorizar seus emails pode ser dividi-los em categorias, como:

Urgente: emails urgentes que necessitam que você tome alguma ação rápida e que pode ser resolvida em poucos minutos.

Aguardar: os emails desta categoria são aqueles que dependem de outra pessoa para serem resolvidos ou que tenham uma data específica para conclusão.

Arquivar: guarde emails que você deseja consultar no futuro como referência ou que você precise salvar o histórico da conversa.

3. Crie pastas para organizar a caixa de email

Depois de criar regras de prioridade para agrupar e responder os emails, você pode organizá-los em pastas. Crie uma organização que faça sentido para sua rotina e tente seguir essas definições. Por exemplo, dividir os emails em urgentes, newsletter, emails que precisam de resposta, arquivo e por aí vai.

A dica é encontrar uma definição que faça sentido para você, que ajude a deixar a caixa organizada e que não vá criar mais empecilhos para manter tudo em ordem.

As pastas também são úteis para salvar aqueles emails que precisam ser guardados. É muito comum em uma caixa desorganizada apagar emails importantes sem querer.

4. Organize uma limpeza periódica nos emails

De tempos em tempos é necessário organizar uma limpeza na sua caixa de emails e excluir emails que já não fazem sentido deixar guardado.

Essa prática, além de ajudar a manter sua caixa de emails organizada, ajuda a desocupar o espaço das suas contas de email com arquivos desnecessários.

Durante sua rotina de organização você já pode criar pastas e regras que facilitarão o trabalho de exclusão futuro.

5. Crie um arquivo para salvar emails importantes

Como citamos anteriormente, organize uma forma de guardar emails antigos que precisam ser salvos. Seja criando uma pasta exclusiva para eles ou categorizando com etiquetas.

Mesmo em uma caixa de emails organizada um descuido pode fazer com que você exclua algo que pode precisar no futuro.

Guarde emails que contém informações que você precisará consultar no futuro, histórico de conversas, informações relevantes, entre outros. E revise a relevância desses emails periodicamente para sempre manter somente aquilo que realmente faça sentido.

6. Gerencie suas inscrições em emails promocionais e newsletters

Recebe muitos emails promocionais e newsletters na sua caixa de entrada? Que tal fazer uma limpeza e deixar apenas aquelas que você realmente tem interesse?

Isso pode desafogar e muito a sua caixa de emails e poupar tempo excluindo emails que você sequer leu.

Ah, falando em newsletter, aproveite e cadastre-se na news da KingHost. Garantimos que você só vai receber conteúdos incríveis na sua caixa de entrada.

Uma ótima ferramenta que pode ajudar você a limpar suas incrições é o Unroll.Me que permite que você gerencie e se descadastre de listas de email que não deseja mais receber atualizações.

7. Use e abuse de filtros antispam

Faça dos filtros de spam seu aliado. Com eles você pode se livrar de mensagens indesejadas e que minam a sua produtividade.

Por isso, fique sempre atento aos emails que chegam na sua caixa de entrada e se marque como spam todas as mensagens que você considera indesejadas ou que não autorizou o recebimento.

Dessa forma, você alimenta o filtro do seu email e ajudá-o a identificar mensagens semelhantes e barrar o recebimento antes mesmo de chegar na sua caixa de emails.

Além disso, você pode configurar regras no seu antispam para impedir que mensagens cheguem até sua caixa de emails de forma automática.

8. Evite misturar emails profissionais com pessoais

Se possível mantenha as contas de email profissional e pessoais separadas. Dessa forma você evita se distrair no trabalho com assuntos particulares e garante mais produtividade no seu trabalho.

Manter inscrições de newsletters, fóruns e grupos de discussão, emails de redes sociais e promocionais de interesse pessoal no seu email privado é uma boa forma de garantir que você não vai deixar sua caixa de entrada do trabalho lotada de emails que acabam levando sua produtividade embora.

Email é seu grande aliado no dia a dia e trabalhar de maneira eficiente com ele é uma excelente forma de aumentar sua produtividade. Esperamos que com essas dicas para organizar a caixa de email você consiga manter tudo em dia!

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Vinícius Pereira

Analista de Conteúdo em KingHost
Graduado em Marketing, membro do time da KingHost. Apaixonado por marketing de conteúdo e Rock N' Roll.
Vinícius Pereira
Resumo
Como organizar a caixa de email: 9 técnicas valiosas para manter tudo em dia
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Quer saber como organizar a caixa de email? Confira 9 dicas e técnicas que vão ajudar você a manter sua caixa de emails sempre organizada.
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