Eventos online: entenda como esse formato pode ajudar você a atingir seus objetivos


Um show transmitido pelo youtube, uma reunião por webconferência, um curso a distância… consumir conteúdo ou se relacionar com outras pessoas de forma digital não é uma novidade. No entanto, a pandemia de COVID-19 e as medidas de distanciamento social aumentaram a relevância desse formato. Os eventos online estão em evidência.

E você já sabia disso, é claro. Ninguém ficou imune às lives sertanejas no youtube ou à chuva de vídeos ao vivo no Instagram. No entanto, planejar e executar um evento digital pode ser bastante desafiador – ainda mais se estivermos falando de uma transição do presencial, violentamente impulsionada pela quarentena.

O lado positivo é que, estando em foco, os eventos online viraram assunto de diversos artigos, vídeos, eBooks e cursos. Nos últimos meses, eu consumi vários desses conteúdos, e gostaria de neste texto compartilhar com você um pouco do meu aprendizado. Afinal, em momentos de mudança, devemos nos apoiar para superar os desafios. Vamos juntos!

E o calor humano?

Quando você pensa em eventos presenciais, provavelmente surge na sua mente a imagem de uma multidão ou da interação entre pessoas. Por outro lado, quando você pensa em eventos online, o conteúdo transmitido parece estar mais em foco. Acertei?

Certamente ainda estamos longe de conseguir transportar para o digital a energia de um festival de música ou a intimidade de um jantar em família. No entanto, existem tecnologias e metodologias que não desistiram de tentar.

O sucesso do seu evento, acredito, está em entender qual valor você pretende entregar para o seu público. Experiência, networking, conteúdo on demand, emoção, praticidade… dificilmente um único evento irá conseguir oferecer tudo. É preciso escolher.

Eventos híbridos: você sabe o que são?

Como o nome já entrega, um evento híbrido é parte presencial, parte online. E ainda que não conhecesse o termo, você provavelmente já participou de um.

Uma conferência presencial, mesmo com plateia em auditório, se torna um evento híbrido quando decide colocar uma câmera em frente ao palco e transmitir o conteúdo ao vivo pela internet. Da mesma forma, um evento com público 100% online também é um evento híbrido se possui um espaço físico de transmissão, como um estúdio.

imagem de evento híbrido no post para eventos online

O ambiente físico padroniza a qualidade técnica e estética das palestras (Foto: Conexão KingHost 2019)

Quando usar

Um evento híbrido pode ser uma boa alternativa para levar o conteúdo de um encontro presencial para mais pessoas, por meio do streaming. Assim como também pode trazer mais controle para um evento com público 100% digital, padronizando o visual da transmissão e garantindo boa qualidade de internet, som e imagem.

Dica

O ambiente físico também pode ser utilizado para, aproveitando a presença dos palestrantes, gravar conteúdos extras, como entrevistas.

Materiais simples como cartazes podem ser usados na criação de cenários com a identidade visual do evento (Foto: Conexão KingHost 2019)

Encontro digital

Uma reunião de trabalho por webconferência é um encontro digital. E provavelmente você já facilitou várias delas. A principal diferença entre um encontro digital e um webinar é que no primeiro podemos ouvir a voz e ver o rosto dos participantes. Aliás, essa é uma das boas práticas: ligue sua câmera. Estar em um encontro digital com a câmera fechada é quase como chegar em uma reunião presencial como na foto abaixo.

Ligar a câmera em um encontro digital é uma boa prática (Foto: Freepik)

A referência é engraçada, mas na realidade você pode até parecer rude. É claro que os colegas serão compreensivos caso o motivo da câmera desligada seja a qualidade da sua internet, por exemplo. De toda forma, saiba que a sua conexão com o grupo será menor, pois eles não conseguirão ver suas expressões faciais.

Quando usar

Esse é um bom modelo para eventos online que exijam muita interação entre os participantes. Bons exemplos seriam um curso/treinamento, um meetup ou uma sessão de mentoria/consultoria coletiva.

Vale destacar: ainda que o encontro digital conte com um ministrante, a figura do mediador também é importante. Ele é a pessoa que deve dominar as questões técnicas da plataforma, deixando o ministrante mais tranquilo para focar no conteúdo e nas trocas com os participantes.

Dicas

  • Boas práticas: o mediador do encontro pode sugerir que todos os participantes liguem suas câmeras (nos momentos de intervalo, é indicado usar uma foto), mantenham o microfone no mudo quando não estiverem falando, e além do seu nome e sobrenome, adicionem no “nickname” cidade e empresa para facilitar o networking
  • Dinâmicas simples para quebrar o gelo e fazer networking:
    1. Ao iniciar o encontro, o ministrante pode pedir que todos olhem os participantes online e procurem por rostos familiares. Depois, podem mostrar nos dedos quantos conhecidos estão presentes;
    2.Em encontros pequenos, de até 5 pessoas, cada participante pode se apresentar por dois minutos (acredite, não é muito tempo). Se a quantidade de participantes for maior, o mediador pode dividir os participantes em vários grupos (em algumas plataformas, como o Zoom, é possível fazer isso) e calcular o tempo das salas paralelas de acordo com a quantidade de pessoas por grupo. Ao final do tempo, todos voltam automaticamente para a sala principal;

O ministrante pode estimular um ambiente descontraído propondo um “brinde” com o que cada um estiver bebendo

Salas paralelas temporárias podem ser a solução para discussões e momentos de networking quando o número de participantes é muito grande (Foto: arquivo pessoal)

O The Sims está diferente

Pensando em trazer para os eventos online a “presença” e o “estar junto” dos eventos físicos, alguns produtores optam por plataformas de simulação, com avatares personalizados e ambientes totalmente virtuais.

Eu acredito que esse modelo ainda vai demorar para ganhar espaço no Brasil, principalmente devido a questões como qualidade da internet ou acesso a equipamentos de realidade virtual. De qualquer forma, é um formato interessante e que nos traz insights interessantes sobre questões como pertencimento e relacionamento.

imagem de avatares em reunião virtual para post sobre eventos online

Parece um game, mas é um evento: plataformas de realidade virtual são mais uma opção de evento online (Foto: divulgação VirBELA)

Plataformas para eventos complexos

Eventos com diversas trilhas de conteúdo, ou que precisam entregar valor para patrocinadores, tem um desafio ainda maior ao optarem por um modelo digital. Existem no mercado algumas plataformas que buscam suprir essas necessidades. Escolher qual usar não é uma tarefa fácil. É preciso considerar questões como: estratégia, orçamento (o investimento pode ser alto, na casa dos seis dígitos), acessibilidade (idioma por exemplo) e suporte (envolvimento do fornecedor após a contratação).

Dos eventos online nacionais que participei nos últimos meses, posso dar como exemplo duas plataformas desse modelo:

Hopin – plataforma internacional, está sendo utilizada nas versões digitais do maior evento para desenvolvedores web do Brasil, o The Developer’s Conference.

Com todas suas edições presenciais canceladas até 2021, o TDC viu na plataforma a oportunidade de manter a característica de dezenas de trilhas simultâneas por meio das múltiplas salas. O mesmo recurso foi usado para a entrega de valor aos patrocinadores: é possível criar estandes virtuais com player de vídeo e chat de texto, além de salas para sessões de conteúdo, com transmissão de palestras e painéis. Além das salas, a plataforma conta ainda com uma funcionalidade de networking, onde de forma randômica são gerados encontros entre dois participantes, pelo período de três minutos, com a possibilidade de troca de contato ao final.

MobLee 365 – opção nacional, a plataforma foi aprimorada em plena pandemia, visando atender às necessidades do mercado. Similar à Hopin, conta ainda com um aplicativo onde acontece a maior parte da interação – um ponto importante é considerar o esforço de comunicação necessário para que o usuário baixe o aplicativo em seu celular. No APP, há uma timeline de postagens, espaço para envio de perguntas ao palestrante e também a possibilidade de desafios gamificados.

A escolha da plataforma é talvez uma das partes mais demoradas do processo, e não deve ser negligenciada. Pense com cuidado.

Webinar ao vivo ou gravado

Dentre os diversos modelos de eventos online, um dos mais populares é o webinar. Uma evolução das lives, arrisco dizer, o webinar é um modelo que prioriza a entrega de conteúdo de forma descomplicada. O valor entregue ao usuário é a praticidade: palestras que podem ser assistidas pelo computador ou celular, muitas vezes em segunda tela, enquanto o participante faz outras atividades.

Pensando em facilitar o consumo do conteúdo ainda mais, o webinar com conteúdo gravado vem ganhando força. A inscrição, no caso, garante acesso aos vídeos, que poderão então ser assistidos a qualquer hora, inclusive com a possibilidade de pausas. Alguém aí lembrou da Netflix?

No entanto, é preciso ter consciência: ao optar por um conteúdo on demand, estamos abrindo mão da participação ativa do usuário. Afinal, não haverá chat entre os participantes, nem mesmo momento para tirar dúvidas com o palestrante. De novo: é uma escolha do que queremos oferecer.

Dicas:

  • Ainda que você não esteja usando uma plataforma complexa, um webinar ao vivo pode ter interação e networking, mas é preciso criatividade. Você pode usar o chat de forma inovadora, por exemplo, estimulando que os participantes escrevam o nome de sua cidade, ou mesmo respondam a uma pergunta divertida como: “Qual animal você seria”?
  • Caso a segurança de um conteúdo gravado seja fundamental no seu projeto, mas você esteja penoso em abrir mão da interação, considere um momento extra com o participante para perguntas e respostas. Pode ser uma live no Instagram ou até mesmo um grupo no WhatsApp.
  • O modelo webinar pode se tornar um pouco cansativo. Nesse sentido, ter mais de uma câmera pode ajudar a trazer um pouco de dinamismo para as imagens.

Brindes e materiais extras

Uma maneira de deixar seu conteúdo por mais tempo na vida do participante é entregando materiais ao final das palestras. Pode ser um modelo de planilha, um eBook, um vídeo extra, uma consultoria, etc. Dessa forma, você estará estendendo seu contato, além de auxiliar de forma ainda mais prática na resolução de problemas do usuário.

Os brindes, por sua vez, são de longe uma das coisas mais amadas nos eventos presenciais. E eles também podem existir nos eventos online, de forma adaptada. Você pode entregar brindes digitais, como assinaturas de serviços e vales-presente, ou apenas continuar ofertando brindes físicos, mudando a logística de entrega. Na KingHost, em parceria com o influenciador Vida de Programador, costumamos sortear caricaturas, por exemplo, que depois podem ser enviadas em PDF, por email, ou serem impressas e encaminhadas pelo correio.

Call4Papers: trazendo a comunidade para o seu evento

Uma forma de aproximar o conteúdo do seu evento das pessoas que você quer impactar, além de dar voz à comunidade, é abrir uma seleção de palestras via Call4Papers. Você pode reservar uma trilha específica para isso, ou deixar livre. No Conexão KingHost, por exemplo, permitimos submissão em todas as nossas trilhas: Marketing Digital, Empreendedorismo e Desenvolvimento Web.

Para colocar a estratégia em prática, basta definir quais dados do palestrante e do conteúdo da palestra você precisa, criar um formulário e divulgar. Passado o prazo de envio, as propostas recebidas são então avaliadas por uma comissão, e os selecionados são comunicados. Se quiser saber mais, leia meu texto sobre como palestrar no TDC.

O futuro dos eventos online

São muitas as vantagens dos eventos online. Eles costumam ser mais baratos e mais sustentáveis que os eventos presenciais, por exemplo. Custos com local, transporte, hospedagem e coffee são eliminados ou drasticamente diminuídos. Também é acessível para mais pessoas e gera menos lixo e poluição. Além disso, um evento digital facilita a mensuração de resultados, com muitos dados à disposição em poucos cliques, além de feedbacks quase instantâneos de todos os envolvidos.

No entanto, mesmo sabendo que os eventos online estão em alta, é difícil prever se passadas as restrições de distanciamento social essa relevância irá se manter. De qualquer forma, acredito que, seja presencial, seja digital, um evento que prioriza a experiência do participante e coloca as pessoas em foco terá sucesso.

Qual é a sua opinião? Conte pra gente nos comentários. Aproveita para conferir o nosso movimento #DistantesMasJuntos. É só clicar no banner abaixo e ficar por dentro!

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Marina Corte

Community Manager em KingHost
Especialista em Marketing Estratégico, com experiência em comunicação organizacional, eventos e gestão de comunidades. Fã de marcas humanizadas e defensora do bom humor no ambiente de trabalho.
Marina Corte

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