Por mais que você seja muito experiente, tenha um ótimo feeling para os negócios e conheça seu segmento como ninguém, tomar decisões baseadas somente no seu julgamento pode ser perigoso… A análise de dados de negócio é indispensável às estratégias empresariais, para empresas de qualquer porte ou segmento.
Todo empresário precisa de informações para tomar decisões mais racionais e assertivas, não é mesmo? Com informações sólidas, você consegue refletir muito melhor sobre as situações e direcionar seus negócios para o rumo certo. Elas são importantes para você acompanhar os resultados do seu trabalho, criar metas de negócio, fazer planejamentos e decidir quais serão os próximos passos da sua empresa.
A partir disso, não estamos exagerando ao dizer que as ferramentas de análise de dados se tornam as maiores companheiras do empreendedor.
Isso porque, na medida em que contribui para o processo de tomada de decisão, a análise de dados de negócio permite que você crie estratégias mais eficientes. Isso se traduz, como você pode imaginar, em maior lucratividade. Logo, investir nesse tipo de ferramenta não somente é um investimento que “se paga”, como também pode alavancar os lucros da empresa.
Nesse contexto, duas ferramentas se destacam: o sistema de BI e o ERP (sistema de gestão). A seguir, nós vamos falar mais sobre o papel crucial da análise detalhada dos negócios, como isso pode alavancar seus lucros e quais ferramentas você pode utilizar para isso.
A importância da análise de dados de negócios
A análise de dados de negócios é essencial para você avaliar o desempenho do trabalho, identificar padrões e tendências (sejam positivas ou negativas), tomar decisões e fazer planos que melhorem seus resultados. Em consequência, isso tudo contribui para a lucratividade.
Guardando as devidas proporções, podemos dizer que a análise de dados de negócios é como um exame para os médicos: é impossível tratar de um paciente sem antes examiná-lo e saber exatamente como está sua saúde, quais são seus problemas. Sem essa análise cuidadosa, o remédio pode até se tornar um veneno — e piorar a situação.
Portanto, você também precisa “examinar” sua empresa frequentemente, para avaliar a saúde dos negócios e decidir que remédios precisa administrar para que ela melhore. E mesmo que tudo pareça ir muito bem — de vento em popa — sempre há algo que pode ser melhorado.
Para isso, há muitos dados de negócio que podemos analisar em qualquer empresa, indústria ou estabelecimento comercial. Números como indicadores de venda, faturamento, estoque, fluxo de clientes — além de cruzamentos de dados e recortes por dia da semana, por horário ou por mês. Até porque há muitas informações que podem se “esconder” em um faturamento aparentemente alto e um fluxo de clientes intenso. Alguns empreendedores inclusive têm prejuízos em seus períodos de maior movimento, por não observar outros indicadores além do faturamento. Como um bom médico, você precisa examinar sua empresa profundamente.
Mas além dessa questão de conhecer a saúde da empresa, quais são as outras aplicações práticas da análise de dados para os negócios? A seguir, nós listamos 6 aspectos essenciais.
1. Identificar tendências e padrões
Quando você analisa dados de negócios, você pode identificar padrões — desde horários de maior movimento até os produtos mais pedidos pelo perfil de cliente — e tomar decisões para maximizar seus resultados, de acordo com esses padrões.
Em um exemplo simples, se você identificou que o movimento do seu restaurante é menor no almoço e os clientes que vão ao restaurante nesse horário são pessoas que trabalham na região e pedem pratos mais baratos, você pode pensar em promoções de pratos executivos para funcionários das empresas vizinhas ao restaurante, aumentando sua clientela.
Além disso, você pode observar tendências e mudanças nos resultados. Continuando no exemplo do restaurante: as iscas de carne eram a porção mais pedida na sexta-feira à noite e você sempre comprava carne fresca na sexta, pensando nisso; contudo, você percebe que seu estoque de carne está zerando às quartas e as vendas estão diminuindo na sexta. Talvez, seu dia de compras precise mudar para atender à demanda, que migrou da sexta para a quarta.
2. Melhorar a eficiência das operações
A análise de dados permite que você observe suas operações numa visão macro (o todo), mas também coloque uma lupa sobre diversos detalhes: vendas, compras, estoque, bem como os resultados por período ou por unidade de negócio.
Com isso, você pode identificar claramente o que está indo bem e o que pode melhorar, em especial no que diz respeito à eficiência. A ideia é que você sempre aproveite ao máximo seus recursos, investindo naquilo que traz mais resultados e diminuindo custos no que for possível ou não trouxer tanto retorno.
No exemplo do restaurante do item anterior, quando a gestão descobre que seu movimento é menor no horário do almoço, ela pode diminuir o número de pessoas trabalhando nesse turno ou replanejar o estoque. Assim, é possível diminuir custos e aproveitar melhor os recursos.
3. Detectar oportunidades e riscos
Como dissemos, é importante cruzar dados e fazer recortes que possibilitem fazer uma análise além da superfície. Isso porque, num exemplo simples, uma linha de produtos que vende bem pode até causar prejuízos, se os custos forem altos. Mas você talvez observe que é essencial mantê-la, mesmo assim, já que ela é a “porta de entrada” dos clientes na empresa.
Além disso, a análise de dados de negócios permite que você identifique riscos — desde um aumento nos custos dos insumos, que pode comprometer a lucratividade, até irregularidades na área fiscal, que podem gerar multas à empresa.
4. Fazer previsões e planejamentos
Conforme a empresa coleta, armazena e analisa dados, ela tem registro de diversas situações ao longo do tempo. Isso possibilita fazer previsões com chances maiores de acerto, bem como desenvolver planejamentos que aproveitem esse conhecimento.
Com isso, você tem uma base mais sólida para tomar decisões, evitando erros que já cometeu no passado e reproduzindo acertos anteriores — muito além das percepções pessoais do que “deu certo” ou “deu errado”. Um exemplo muito claro disso é o planejamento sazonal: com os dados de movimento por mês, nos anos anteriores, você já pode negociar com fornecedores e planejar ações para cada período, de acordo com a sazonalidade.
5. Administrar melhor seus negócios
Se pudéssemos resumir todos os itens anteriores em um só, seria este: a análise de dados de negócio permite que você tenha uma visão clara sobre o desempenho da empresa, evitando “achismos” ou erros de interpretação. E você não precisa estar próximo da operação o tempo todo para isso, já que os dados apontam tudo que está acontecendo lá, independente de onde você esteja. Hoje, existem até aplicativos de gestão que permitem observar os indicadores de desempenho em tempo real, pelo celular.
Com isso, você consegue tomar decisões mais assertivas e com menos risco de errar. A partir disso, a tendência é que sua empresa opere de forma mais eficiente e seus lucros aumentem. E esse é o sonho de todo empresário ou empresária, não é mesmo?
As ferramentas de análise de dados de negócios
Agora que explicamos a importância da análise de dados de negócios e as aplicações práticas disso no cotidiano, podemos falar sobre as ferramentas utilizadas para isso.
Muitos empresários ainda fazem anotações em papel ou registram seus dados em planilhas, atualizando cada transação manualmente. Depois, é necessário analisar esses dados, fazer os recortes e cruzamentos, para então extrair as informações importantes. Esse é um processodemorado e que abre margem para diversos erros e falhas: se esquecer de registrar alguma transação, digitar um valor errado, se enganar em um cálculo…
É por isso que as ferramentas de análise de dados são tão importantes: elas automatizam e simplificam esse processo. Elas coletam os dados conforme você registra as transações no sistema e são programadas para fazer todos os cálculos, cruzamentos e recortes necessários — mostrando tudo em gráficos corretos e simples de entender.
É claro que o mais importante fica para você, como gestor ou empresário: decidir como agir, com base nos dados apresentados pela ferramenta.
Dito isso, dentre as ferramentas disponíveis atualmente, a mais importante é o sistema de BI, ou business intelligence. Nós falamos mais sobre ela a seguir.
A análise de dados com um sistema de BI
Você talvez já tenha ouvido falar em BI, mas é importante explicar o que esse termo significa, já que muitos empreendedores ainda não estão bem familiarizados com ele. BI é uma sigla em inglês para business intelligence ou inteligência de negócios em português.
Sendo assim, um sistema de BI coleta, armazena e processa os dados do seu negócio, que ele pode extrair automaticamente do seu sistema. Com base nesses dados, o algoritmo faz todos os cruzamentos e recortes necessários, gerando índices, gráficos e informações mais úteis — de modo que você possa aproveitá-las na tomada de decisão.
Esses índices, gráficos e informações já vêm prontos, sempre que você precise reunir os dados manualmente ou organizar as informações. Afinal, o sistema já é programado para isso.
Um bom sistema de BI funciona de forma 100% online, sem necessidade de instalação, para que você acesse de qualquer lugar com sua senha. Assim, você pode acompanhar o resultado dos negócios mesmo que esteja em reuniões externas, viagens ou no home office.
A importância do ERP para a análise de dados
Embora o sistema de BI seja a “menina dos olhos”, quando falamos sobre análise de dados de negócios, outra ferramenta é essencial nesse processo: o sistema de gestão ERP.
ERP é uma sigla em inglês para enterprise resources planning ou planejamento de recursos empresariais. Nessa ferramenta, você consegue registrar e acompanhar todas as atividades da sua empresa — vendas, estoque, produção, financeiro, fiscal, etc. Diversos processos são integrados e automatizados pelo sistema — por exemplo: quando uma venda é concluída, os produtos são descontados do estoque e o valor adicionado ao fluxo de caixa.
Isso simplifica muito a gestão, além de fornecer os dados que serão usados pelo sistema de BI em seus cálculos. Por isso, o recomendado é que os dois sistemas funcionem de maneira integrada — e, se possível, sejam do mesmo fornecedor, pois isso facilita a integração. E como você vai confiar nesses dados para tomar decisões que podem mudar o futuro do seu negócio, é importante que o fornecedor seja uma empresa confiável, com sistemas bem programados e fáceis de usar.
Esse é o caso da ConnectPlug, empresa parceira da KingHost que fornece diversas soluções de automação comercial: sistemas de gestão ERP, sistemas de BI, totens de autoatendimento e outras tecnologias para lojas e restaurantes. A ConnectPlug tem quase 10 anos de trabalho reconhecido nesse setor, tendo atendido a mais de 85 mil estabelecimentos por todo o Brasil.
Para concluir, se você possui um comércio — bar, restaurante, cafeteria, loja, quiosque… —, e se interessou pelas ferramentas de análise de dados descritas neste artigo, acesse o site da ConnectPlug e saiba mais sobre as soluções de ERP e BI. Aproveite também para conhecer as condições especiais para os clientes KingHost.
