Como organizar a caixa de email? Essa resposta vai ajudar muito a otimizar o seu dia a dia, especialmente se você costuma usar essa ferramenta como um canal principal de comunicação.
Seja para o trabalho ou estudos, existem algumas dicas que irão colaborar com a organização dos seus emails, como:
- Separar um momento para ler e responder as mensagens;
- Categorizar por assunto;
- Criar pastas;
- Organizar uma limpeza periódica;
- Criar um arquivo para salvar emails importantes;
- Gerenciar as inscrições de emails promocionais e newsletters;
- Usar filtros antispam;
- Evitar misturar emails profissionais com pessoais.
Por mais simples que pareçam as instruções acima, elas são muito funcionais e vão colaborar para que você não perca aquela venda importante ou aquela atividade do seu curso.
E para entender melhor todas essas técnicas, confira abaixo mais detalhes sobre como organizar sua caixa de email!
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1. Separe um tempo para ler e responder emails
Para não deixar seus emails acumularem na caixa de entrada, separe alguns minutos do seu dia para ler e responder seus emails.
Pode ser logo que você chega na empresa, alguns minutos antes de sair para o almoço ou no final do expediente.
O importante é reservar um momento para organizar e resolver todas as mensagens.
Se você costuma receber muitos emails durante o dia, talvez seja interessante quebrar esse momento em dois, para não acumular muitas respostas e nem travar o andamento de tarefas dos seus colegas.
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2. Defina regras para categorizar os emails
Você pode criar regras para categorizar seus emails de acordo com a ação e prioridade deles.
Emails que precisam ser respondidos com urgência tem preferência sobre os demais, por exemplo.
Uma regra muito eficiente para categorizar seus emails pode ser dividi-los em categorias, como:
- Urgente: mensagens que necessitam que você tome alguma ação rápida e que pode ser resolvida em poucos minutos.
- Aguardar: apenas aqueles dependem de outra pessoa para serem resolvidos ou que tenham uma data específica para conclusão.
- Arquivar: guarde emails que você deseja consultar no futuro como referência ou que você precise salvar o histórico da conversa.
3. Crie pastas para organizar a caixa de email
Depois de criar regras de prioridade para agrupar e responder os emails, você pode organizá-los em pastas.
Crie uma organização que faça sentido para sua rotina e tente seguir essas definições.
Por exemplo, dividir os emails em urgentes, newsletter, emails que precisam de resposta, arquivo e por aí vai.
A dica é encontrar uma definição que faça sentido para você, que ajude a deixar a caixa organizada e que não vá criar mais empecilhos para manter tudo em ordem.
As pastas também são úteis para salvar aqueles emails que precisam ser guardados. É muito comum em uma caixa desorganizada apagar emails importantes sem querer.
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4. Organize uma limpeza periódica nos emails
De tempos em tempos é necessário organizar uma limpeza na sua caixa de emails e excluir emails que já não fazem sentido deixar guardado.
Essa prática, além de ajudar a manter sua caixa de emails organizada, ajuda a desocupar o espaço das suas contas de email com arquivos desnecessários.
Durante sua rotina de organização você já pode criar pastas e regras que facilitarão o trabalho de exclusão futuro.
5. Crie um arquivo para salvar emails importantes
Como citamos anteriormente, organize uma forma de guardar emails antigos que precisam ser salvos.
Seja criando uma pasta exclusiva para eles ou categorizando com etiquetas.
Mesmo em uma caixa de emails organizada, um descuido pode fazer com que você exclua algo que pode precisar no futuro.
Então, guarde um backup de emails que contém informações que você precisará consultar no futuro, histórico de conversas, informações relevantes, entre outros.
E revise a relevância desses emails periodicamente para sempre manter somente aquilo que realmente faça sentido.
6. Evite misturar emails profissionais com emails pessoais
Se possível mantenha as contas de email profissional e pessoais separadas. Dessa forma você evita se distrair no trabalho com assuntos particulares e garante mais produtividade no seu trabalho.
Manter inscrições de newsletters, fóruns e grupos de discussão, emails de redes sociais e promocionais de interesse pessoal no seu email privado é uma boa forma de garantir que você não vai deixar sua caixa de entrada do trabalho lotada de emails que acabam levando sua produtividade embora.
Vale lembrar que o email é seu grande aliado no dia a dia e trabalhar de maneira eficiente com ele é uma excelente forma de aumentar sua produtividade, por isso é importante optar por um serviço de qualidade.
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7. Use e abuse de filtros antispam
Faça dos filtros de spam seus aliados. Com eles você pode se livrar de mensagens indesejadas e que minam a sua produtividade.
Por isso, fique sempre atento aos emails que chegam na sua caixa de entrada e marque como spam todas as mensagens que você considera indesejadas ou que não autorizou o recebimento.
Dessa forma, você alimenta o filtro do seu email e ajuda a identificar mensagens semelhantes e barrar o recebimento antes mesmo de chegar na sua caixa de emails.
Além disso, você pode configurar regras no seu antispam para impedir que mensagens cheguem até sua caixa de emails de forma automática.
8. Gerencie suas inscrições em emails promocionais e newsletters
Recebe muitos emails promocionais e newsletters na sua caixa de entrada? Que tal fazer uma limpeza e deixar apenas aquelas que você realmente tem interesse?
A última dica de como organizar a caixa de email é fazer um gerenciamento de inscrições. Entenda quais são os locais que você mantém interesse em saber informações e quais você já não quer mais saber as novidades.
Isso pode desafogar e muito a sua caixa de mensagem e poupar tempo excluindo emails que você sequer leu.
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